上司にメールを送るときの5つの注意点

上司へのメールの仕方がわからない、返信はどうすればいいのだろう・・・なんてことにあなたは悩んだりしていないでしょうか。

ビジネスの場面では上司からメールをもらったり、メールしたりすることがしょっちゅうあるものです。

しかし、しっかりとした知識がないと相手に迷惑をかけてしまったり、がっかりさせてしまうこともあるかもしれません。

そこで今回は上司にメールを送るときの注意点をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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上司にメール

 

上司からメールは必ず返信する

返信を必要としない内容の場合でも、メールをきちんと見ましたよという報告をするべきでしょう。

特に長々と返信をする必要はありませんので、「了解致しました。」でもいいですし、内容によっては「ご連絡ありがとうございました。」と感謝を述べるだけでもよいでしょう。

返信して嫌な気持ちになる上司はいないかと思いますし、マメに業務に取り組んでいると思ってもらえるかもしれません。
出典 上司とより良い関係を築く!メールの返信をする際に注意しておくべきこと

 
お客様でもないし、上司への返信はたまにはいいかな、なんて思ってしまう人もいるかもしれません。

しかし、送った側の立場に立ってみると、しっかりと読んでいるのか、きちんと理解しているのかというものがどうしても気になるものです。

メールの返信がないからわざわざ呼び出して確認するなんてことになったら本末転倒ですよね。

そんな事態を引き起こすことがないように、上司からのメールには簡潔でもいいので必ず返信するようにしましょう。
 

上司にメールでお礼する時の例文

お仕事お疲れ様です。本社営業部の山田です。

先日(○月○日)の出張の際には、さまざまなお心遣いをいただき、
誠にありがとうございました。
深くお礼申し上げます。

ご多忙中にもかかわらず、
工場・店舗視察にご同行くださったことを、
心より感謝しております。
おかげさまで右往左往することなく、
仕事に邁進することができました。

今回いただいたアドバイスを生かし、
しっかりと精進していきたいと存じます。

今後ともよろしくご指導のほどお願い申し上げます。
出典 お礼の文例(社内メール)

 
お礼メールの基本的な構成はこの通りでいいでしょう。

後は食事のお礼メールであれば、冒頭を変えて、本文をそれに沿った内容にすればきちんとしたお礼メールになります。

お礼をされて嬉しくない人はいませんし、お礼をしなくて非常識なやつだなんて思われてしまう可能性だってあるので、しっかりとお礼は伝えておきましょう。

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上司にメールするときの書き出し

「お疲れ様です。表題の○○の件ですが…」というようにしています。
(名前などは署名利用しています)

失礼と思ってしまうなら、私も「私の勉強不足かも」と思う質問などの時は、「不躾な質問で申し訳ありません」と最後に書き加えます。

急なお願いの時は「お忙しい所、急な依頼を申し上げて申し訳ありません」とつけます。
出典 メールの書き出しについて

 
いくら上司だといえどもガチガチな内容にしてしまっていてはすぐに返事をすることもできませんし、たかだかメールで何分も何十分も時間を取られてしまうのは仕事ができる人とは言い難いでしょう。

なので、上司へメールを送るときの書き出しはシンプルにして、件名だけで内容がだいたい把握できるようなものが理想と言えます。
 

上司にメールするときの件名を工夫する

報告する相手には、毎日大量のメールが届いています。

相手に届く大量のメールの中から、あなたの報告メールを見つけ出してもらえるような件名をつけます。

そのためには、件名の冒頭に、【ご確認ください】、【至急ご確認依頼】、【ご報告確認依頼】といった文言をつけるとよいでしょう。冒頭の文言に続いて、内容を一文で表します。

例えば、「【報告・ご確認依頼】ABC社からの新規受注達成の件」といったような形です。
出典 上司に対して報告メールを送信する時のマナー

 
冒頭に一言があるかどうかで、視認性が大きく変わるものです。

できるだけ目に留まるような工夫をしたいところですが、あまりにも目立たせたいばかりにビジネスにふさわしくない文字などを使用するのはもちろん厳禁です。

件名も内容が一目でわかるような工夫をしておくと、上司にとっては大変助かるものです。

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上司へのメールはわかりやすく、シンプルがマナー

まず最初に要件を書きましょう。結論を冒頭に書けば簡潔に趣旨を伝えることができます。

「会議の結果についてご報告いたします」

「先日のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました」

「○○の件についてお詫び申し上げたく、ご連絡いたしました」

などなどです。

本文に関しては、わかりやすく書くことが重要です。
出典 メールのマナー【メールの書き方】

 

いかがでしょうか。

件名だけでなく、最後まで本文を読まないと理解できないメールというのはビジネスでは大変迷惑です。

そんなメールしか作れないのであれば、送らずに他の人に頼んだほうがよっぽどいいでしょう。

それだけ時間というのは貴重なものなのです。

ましては上司はあなたの何倍もやることがありますので、その時間の貴重さは比べものになりません。

それを意識して、上司のことを考えれば自然とメールの書き方がとても簡潔になってくるはずですよ。

また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。

きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。

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