段取りが悪い上司の特徴とその対処法10選
段取りが悪いが悪い上司にあなたは悩まされていないでしょうか。
段取り力がないと、その場しのぎの仕事をしてしまうようになり、計画性がなくなってしまいます。
そうなると、いざトラブルや緊急事態が発生した時には手が付けられず、とんでもない問題に発展することだってあります。
さらには、普段の業務も遅くなりがちで、職場の人間にとってはストレスがたまるものです。
そこで今回は段取りが悪い上司の特徴とその対処法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
段取りが悪い上司
思いつきでものを言う
段取りの悪い上司で苦労する最も多いパターンは、その場の話の流れやメンツをみて場当たり的に仕事を依頼する人です。
特に深く考えることなく、なんとなくといった曖昧な方向性で仕事をするので、依頼を受けた方もどうしていいのやら困ってしまいます。
雰囲気からやむを得ず引き受ける場合もありますが、そういった時には、本格的に取りかかる前に細かい確認をして、最終的な着地点を見据えておくようにしましょう。
どういった目的で、どのような意図のある仕事かはっきりさせることで、こちらの仕事の効率も上がり、上司との思惑の不一致も回避することができます。
内容を吟味せずに仕事する
これは仕事の内容をよく確認せずに、適材適所に人を割り振ることができない上司のパターンです。
明らかに無理な量の仕事を与えたり、本来なら不要な作業や他の人がやるべき仕事を割り振ったりするので、一言で言えば時間の無駄になることが多くあります。
このような時の対処法は、実際に必要な仕事をこちらから提案することです。
上司自身が仕事の内容を把握していないので、了承を得て他の人や部署に依頼したり、不要な作業であれば根拠を示して納得してもらいましょう。
不要な仕事をすることは時間がもったいないですし、こちらにとっても大きなストレスになります。
早めに対処しておくべきパターンです。
細部に対して細かい指摘をする
人に仕事を任せときながら、最終的に自分のやり方で進めなければ満足できない上司というのも存在します。
結局、最後の最後で手直しを命じられたり、自分で内容を変更したりするので、そもそも「自分でやればいいのに」と思わせるタイプなのですが、これはなかなか面倒でもあります。
大きくベクトルが逸れてしまうことを開始するには、まず頻繁にコミュニケーションを取り、最終的な完成形のイメージを上司と共有する必要があります。
また、書式や仕様、まとめ方の好みがあるので、過去の仕事や先輩等からその人の好みを聞いておくと非常に参考になる情報が多く手に入ります。
こちらから先手を打つ形で、抜け目なく確認を取る
仕事の段取りが悪い上司は、自分のことでいっぱいいっぱいになってしまうことがほとんどで、部下に対して目を行き届かせる能力に欠けています。
そのような上司に、段取りの良い仕事を期待するだけでは、仕事が終わらなくなってしまいます。
なのでこの場合は、こちらから先手を打ってしまいましょう。
「いつまでに終わらせる仕事なのか」「自分はこの仕事をどこまで終わらせておけば良いのか」など、最低限知っておくべきことを常にリストアップしておき、その上司から仕事を振られるたびに、逐一こちらから確認を取るようにしましょう。
これで、上司がいかに段取りが悪くとも、自分がやるべき仕事を終わらせることができます。
仲間とタッグを組んで仕事をするようにする
段取りの悪い上司からの仕事を1人で抱え込んでしまっては、ストレスは大きくなるばかりで、最終的には仕事そのものにまで影響してきます。
なので、段取りの悪い上司の下についてしまったら、自分の仲間を増やしておき、その人たちと連携しながら仕事することをオススメします。
何かあった時に手伝い合ったり、助け合ったりするチーム体制さえしっかりしていれば、上司の段取りが悪くても、ある程度は仕事がスムーズに進みます。
何事も、1人で抱え込まないということが大事なのです。
しかし、チーム内で上司の悪口を言うことだけはやめましょう。
思わぬトラブルに発展することがあります。
「お手伝いできることはありませんか」と段取り力がない上司に声をかける
段取りが悪いからと言って、頭ごなしに上司を嫌うというのは、あまり感心できません。
段取りの悪い上司は、自分の仕事をこなすだけで精一杯になっていることが多いので、折を見てこちらから、「何かお手伝いできることはありませんか?」と声をかけてみることも良いでしょう。
段取りが悪いとはいえ、上司は上司です。
部下からの親切を嬉しく思い、信用してくれるようになるかもしれませんし、それを大きなチャンスに繋いでくれるかもしれません。
「やってあげる」という上から目線で声をかけるのは良くありませんが、親切心を少し見せることで、上司からも信頼され、目の前の仕事も早く終えることができます。
段取りが悪い人への対処法
細かいところまで指示をする
段取りの悪い人というのは、仕事を任された際に何からどう手をつけていいのかというところからわからなくなっていることが多いので、何かを任せる際には少し煩いくらい細かいところまで指示をしておくと安心です。
放っておくと自分から質問することなくだらだらと時間をかけて作業をしてばかりで効率が悪いので、最初から最後まで何をするかを伝えておきます。
要は段取りが悪いのであれば、その段取りをこちらで決めて従ってもらうようにすればいいのです。
最初から期待をせずに先手を打っておき、こちらで決めたことをその通りに行動してもらうようにしなければ、段取りをよくするために改善させるよりも手っ取り早く作業が進みます。
どんなことをどの日まで終わらせればいいのかなど最低限守るべきことをリスト化しておき、細かく区切りをつけて途中経過を報告してもらうようにすると安心です。
滞っている仕事の手伝いを買って出る
段取りが悪い人に向かって「仕事が遅い」とはなかなか声をかけづらいので、初めから周囲の人よりも時間がかかるものだと理解しておいて手が空いたら積極的に手伝うようにしてください。
他の人の仕事を手伝うということはそれだけ自身の負担が増えてしまうということですが、段取りの悪い人を見てイライラしているだけでは精神的にストレスになりますし、そうであれば手を出してしまうほうが楽です。
特に同僚や上司などがこうした対象であれば信用を勝ち取ることができますので、頑張った分だけ後から得をすることがある可能性もありますから、お手伝いをして損はないでしょう。
ただし、「やってあげる」といった精神ではなくあくまでも親切心を見せることです。
そうした姿勢は周囲にも「仕事を安心して任せられる人だ」「真面目だ」という印象を与えられますので一石二鳥です。
作業の優先順位を教える
こうした人は物事に対して何を優先するべきか、後回しにしても問題ないかという順位付けをすることが苦手なことが多いため、段取りが悪くなってしまいやすいのです。
やりたくないことを後に回してしまう、単純作業だけやる、目に付いたことだけやる、わからないことはそのまま置いておく、どうでもいいことにばかり拘るというタイプが多いため、いつまで経っても作業が終わりません。
段取りが悪い人にはどの仕事が一番重要でしっかりと行わなくてはならないのかをきちんと伝えておくことが大切になります。
要領が悪くなってしまう理由として、大事なことが理解できていないということが大きいため、目的や目標を教えておくことでそれをこなしてもらうようにしましょう。
本来であれば仕事をする際に一番最初に確認すべき点ですが、段取りが悪い人はそれを怠ってしまいがちなので注意してください。
積極的にコミュニケーションを取ってみる
自分が任されている作業に対してわからないことが生じても質問に来ないというのが段取りが悪い人の特徴になります。
作業にのめり込んで周りが見えなくなることが多いので、周囲とのペースの差を感じ取ったりすることもできずに遅れを取るのです。
改善させるためにはもっと周囲に関心を持ってもらうことが大切ですので、気軽にわからないことを聞きに来てもらったり手伝いをお願いできるような関係を作っておくとフォローがしやすくなります。
こちらからも気になることに対して注意をしやすくなりますから、まずはコミュニケーションを取ってみるようにしてください。
すぐに改善されるものではありませんが、関係性が向上すればどう指摘をすれば理解してもらいやすいか、相手が段取りを取りやすくなるかなど判断できるようになりますから、少しずつ状況は好転していきます。
段取り力がない上司には仕事を任せないようにしよう
いかがでしょうか。
段取りというのは仕事をする上では、必ず必要になってくるスキルです。
このスキルがないと、すべての仕事が非効率になり、大きな機会損失につながってしまうことも考えられます。
理想としては、上司には必ずこういった能力を持っていてほしいものですが、残念ながら現実はそうではありませんよね。
なので、あまりにも非効率な仕事のやり方だなと感じたら、その上司から仕事を奪い取ってしまうようにすることも1つの対策です。
段取りが悪い上司にはマネジメントに徹してもらい、現場作業は自分たちの手で効率的に行うだけでも、成果は比べものにならないほどアップするでしょう。
段取りが悪い、もっと要領良くやってほしいと上司に愚痴る前に、あなたができることは山ほどあるはずです。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。