手帳術 | デキるビジネスパーソンの活用方法
by Dvortygirl
あなたは自分なりの手帳術を身につけているでしょうか。
手帳を使いこなすビジネスパーソンは
仕事をスムーズにこなし、あまり無駄な行動がありません。
一方で仕事ができない、要領が悪いといった人たちは手帳を活用していないばかりか、まったく使わないというケースもあります。
また、同じ手帳でも使い方によって、
仕事のはかどり方も変わってくるので、仕事効率化や生産性も大きく違ってきます。
そこで本日は仕事をスムーズにこなすための手帳術をご紹介しますので、ただメモとして使っている、ただスケジュール帳として使っている、という方は参考にしてみてはいかがでしょうか。
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手帳術
出典
手帳術に必要な３つのリフィル
手帳を使いこなすために必要なリフィルは次の3つです。
- 「スケジュール」リフィル
- 「メモ」リフィル
- 「ToDoリスト」リフィル
この3つのリフィルが揃っている手帳であれば
十分に使いこなすことができると本書では伝えています。
ではそれぞれの使い方を見ていきましょう。
手帳術1. スケジュールは仕事に合わせて選ぶ
手帳によって1週間単位や1ヶ月単位のスケジュールがあります。
人によって仕事や業務が完結する長さは違うので、
1つの仕事の長さに合わせた単位のスケジュールが記入できる手帳が望ましいと言えます。
手帳術1-2. 予定が無くても終了時間を書き込んでおく
そしてスケジュールを書き込む際にとても大切なのが「終わりの時間を書き込む」ことです。
これは色々なところで著名な方々がお話されているので、
あなたもご存知のはずですが、いつも開始時間だけ記入して、終了時間まではなかなかきちんと実行している人が少ないかもしれません。
もちろん予め終了時間が決まっているものであれば
スケジュールに記入しますが、その後、何も予定がない場合は終了時間を書き込まないのではないでしょうか。
これはミーティングや打ち合わせをダラダラと長引かせてしまう大きな原因になりますので、その後の予定がない場合でもできるだけ終わり時間を決めてスケジュールに組み込んでおきましょう。
手帳術1-3. 予定とイベントを記入する
仕事の速い人は、
スケジュールの中でも「予定」のみならず「イベント」までも、
はっきりと”見える化”しています。
「予定」はあなたが参加するアポイントや業務のことを指します。
「イベント」はあなたが参加しないけれど、
周りで起こる出来事のことです。
あまりイベントまでちゃんとスケジュールに記入される方はいないかもしれませんが、イベントを把握しておくとある程度の予測をたてることが可能になります。
例えば大きなイベントにあなたの上司が参加することになったとき、
上司からあなたに「代わりに打ち合わせに出てくれ」と言われることがあるかもしれません。
急に仕事が増えててんてこ舞いになってしまうかもしれません。
しかし会社のイベントを把握しておくと、
こういった事態になるかもしれないなと未来を予測できる力が身につくので、
仕事に振り回されることが少なくなるでしょう。
手帳術1-4. スケジュールにはブランクの時間も入れておく
とにかくスケジュールを一杯にしないと気が済まないという方もいますが、
できればブランクの時間を設けて、スケジュールに組み込むほうがオススメです。
ギュウギュウに詰められたスケジュールは柔軟性がなく、
一度ズレこむとその後が全てズレてしまいます。
時には早急に対応しなければいけないクレームや事務処理があったりします。
こういった不測の事態に備えて、
ゆとりあるスケジュールにしましょう。
そのブランク時間を使って、
スケジュールを作成したり、アイデアを練るための考える時間に当ててもいいかもしれません。
手帳術2. メモは一元管理が基本
メモはあっちこっちに書き込まず、
必ず一つの手帳に書き込む癖をつけるべきです。
やむを得ず違う用紙にメモした場合やなども、
後で手帳に書き写しましょう。
一つの手帳に管理することで、
時間短縮もできるし、アイデアも形になりやすくなります。
手帳術2-1. メモを書くときのポイント
ポイントは時間をかけないことを意識する、です。
当たり前のようかもしれませんが、
メモを取る時はどうしてもこれから書くことに注意が行きがちです。
すると話の流れが飛んでしまったり、
重要なところを聞き逃してしまう可能性も否定できません。
そして時間をかけないようにするには、
きちんと判読可能な字でできるだけ速く書くことと、
自分なりの記号など使って簡略化をはかり、絶対的な文字数を減らすことが必要です。
特に記号化などは時短に加えて、守秘性も高まるので、
いくつか用意しておくといいかもしれません。
手帳術3. ToDoリストには「数字」と「動詞」を記入する
本書ではToDoリストを作成する際は
「数字」と「動詞」を含めることがポイントだとしています。
例えば「企画書」とだけ書いてあるToDoよりも、
「企画書用にデータを調べる」と細かく記入するだけで達成率が上がるようです。
また「営業のアポ取り」ではなく、
「リスト1ページ分TELする」と数字を含めると区切りが見えるので、
集中力が持続しやすくなります。
またToDoリストが10も15も並ぶようでは少し多いかもしれません。
一日単位でその日にやることを並べたほうが、
何をしようか迷わずに仕事ができます。
どうしてもリストが増えてしまうようであれば、
優先度が高いグループとそうでないグループに分け、
重要なものからどんどん処理していくことが基本です。
手帳術で自分のやり方を見つける
手帳の活用方法で仕事の効率が大きく改善することがあります。
今まで無駄な時間を過ごしていないと感じている人でも、
手帳で管理すると穴だらけだったというケースもあるでしょう。
何となく効率が悪いな、上手く時間が使えないなという方は
一度手帳の活用方法を見直してみてはいかがでしょうか。
より良い手帳活用術が見つかるかもしれません。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。