「使えない部下」と「できる部下」の違い | 部下の5段階レベル
「あー！使えない部下だな！」
あなたは部下を指導する度にこう感じていませんか？
仕事ができる部下との出会いがない上司はいつまでもイライラしがちです。
また部下の立場の人であれば、
あなたは自分で「できる部下」だと感じていますか？
本日は上司から見た
部下の5段階レベルをご紹介ます。
部下の立場のあなたは、自分がどのレベルにいるのか、
上司のあなたは、どの部下がどのレベルにいるのか確認してみましょう。
使えない部下
【目次】
・使えない部下の特徴
・使えない部下との接し方
・使えない部下の使い方・指導方法
・使えない部下を辞めさせる方法
・使えない部下とできる部下
使えない部下の特徴
使えない部下は仕事をやり遂げることができない
使えない部下の特徴で、一番困ってしまうのが、仕事をやり遂げることができないというものです。
同じ職場で働く者として「仕事ができない」ことほど、迷惑なものはありません。
その部下の能力を考慮して「この仕事なら任せられるだろう」と思ってお願いしても、全然できていなかったりすると、本当に困ってしまうのです。
そういう部下には、定期的に仕事の進み具合をチェックしたり、上手にやり方を教えたりすることが必要です。
しかし、いくら指導しても、その場は「分かりました」と言いながら、結果的に仕事ができなかったりするので、油断できません。
仕事が出来ないという部下は、本当に使えないとしか言いようがない、こまった部下なのです。
使えない部下は責任転嫁をする
使えない部下の特徴にあるのが、責任転嫁をするということです。
使えない部下は、何かあったときに、言い逃れをしようとしたりします。
「自分は頑張ったのだけれど、こういう事情でできなかった」など、あれこれ言い訳をしてしまいます。
そして「期日が短すぎたのではないですか」などと、いかにも相手が悪いみたいな言い方をしてくるので、とてもやっかいです。
そういう部下は、キャパシティーが狭いので、自分で責任を取ることができません。
ヘタに注意をしてしまうと、逆切れをしてしまったりするので、こちらも気をつけなくてはならないでしょう。
使えない部下というのは、責任転嫁をするところがあるので、要注意なのです。
使えない部下は雑用を嫌う
使えない部下というのは、雑用を嫌うという特徴を持っています。
手が空いているときに、コピー取りやお茶くみなどを依頼すると、嫌がって雑用を拒否しようとしたりするのです。
仕事中は、どうしても誰かが雑用をすることがあります。
そういうとき、本当は皆で協力して雑用をこなしていかなくてはなりません。
それなのに「私はこういう仕事をするために入社したのではありません！」などと言ってくるので、対処に困ってしまうのです。
雑用を手伝うのを嫌がる部下は、忙しいときなど本当に「使えない！」と言いたくなってしまう部下です。
皆で協力し合うことができないので、職場にいると困ってしまう部下と言えるでしょう。
言い訳が多くて学ぶ気持ちがない
言い訳が多い部下は使えないです。
何かミスや、やり方の効率の悪さを指摘した時に、でもでもと言って自分勝手な意見を言うような部下ですね。
このような部下はとにかく責められることが嫌いなのです。
ミスだと認めたくないんですね。
そこから成長しようという気持ちがありません。
とにかく失敗をせずに時間通り働けばいいと思っています。
仕事をなめている気持ちがどこかにあります。
ある程度能力があると、どうにか業務をこなしていきますが、時々大きな問題を起こしてしまいます。
また、そのような大きな問題を起こさなくても、あまり成長しないため、将来性が期待できません。
話を聞いているふりをする
話を聞いているふりをしている部下は使えませんね。
わかりました、はい、っと返事だけは元気です。
指導する側としてはきちんと返事をしているのでそれ以上突っ込みはしません。
自分の仕事もありますからね。
新人が手がかからないことは喜ぶべき状況です。
しかし、その新人は本当に理解して、はいっと返事しているわけではありません。
とりあえず返事をしておいて、その場をやりすごそうとしています。
後から自分で考えればいいやと軽く考えています。
なので、よくわからないことがあったらそのまま黙っていたり、適当にしたりしてしまいます。
指導役は本当に理解できているか時々確認してあげる必要があります。
全くコミュニケーションをとろうとしない
全くコミュニケーションをとろうとしない部下は使えません。
連絡も最低限です。
ひどい人になると、自分から何も言わない人もいます。
最低限の連絡をしていれば良さそうですが、何かトラブルがあった時に、取り返しのつかないところまでなってから連絡してくるという場合があります。
指導役や上司も、部下が全くコミュニケーションを取る気がないと仕事がやりにくいです。
スムーズな連携をとることができずに、作業能率が落ちることは明らかですね。
コミュニケーションもある意味業務であることを認識させないと、ずっと使えないままでしょう。
使えない部下との接し方
怒鳴らないで長所をのばす
使えない部下と思われるくらいですから、仕事でも失敗ばかりのはずです。
それか、失敗をしていなかったとしても、業務の成果はとても低いものなのでしょう。
そういう人相手だと、当然怒る場面が多くなってしまいます。
ついつい怒鳴ってしまうこともあるでしょう。
しかしそれでは部下は余計にやる気をなくすだけです。
怒鳴ってもストレス発散にしかなりません。
そこで部下の長所に目を向けるようにしましょう。
部下のいいところを見つけて、そこをのばす手はないか、そこを仕事に生かせないだろうかと考えます。
すると、使えない部下が化ける可能性も出てくるのでおすすめです。
優しく声をかけて向こうから声をかけやすいようにする
使えない部下は大体コミュニケーションを取ってこないものです。
連携をやる気がないんですね。
そこでこちらから声をかけるようにしましょう。
その時に、ついついきついコミュニケーションのとり方になってしまいがちですので、注意しましょう。
優しく声をかけるようにすることがポイントです。
こちらからフレンドリーに声をかけておくことで、向こうからも声をかけやすくなるような環境を作ってあげましょう。
実は、単純に萎縮していてコミュニケーションをとることができていないだけだったという人は、案外多いものですよ。
やるべきことをリストアップして把握させる
仕事ができない使えない部下は、自分の仕事をよくわかっていません。
今日やることもその場その場で考えてやり始めるだけです。
何を優先すべきか、その仕事は何が大事なのかとかろくに考えていません。
とりあえず仕事を始めて、とりあえずこなしているというだけです。
そこでやるべきことをリストアップするようにアドバイスしてあげましょう。
自分が今任されている仕事は何で、その仕事の注意点は何か何を考えないといけないのか、どの仕事が重要なのかなどと考える癖をつけさせます。
最初は手本を示しつつ、使える部下になるための手伝いをしてあげましょう。
使えない部下の使い方・指導方法
小さな仕事からステップ
仕事が出来ない部下は、そもそもその人に任せようとしている仕事が難しすぎる可能性があります。
また他の人よりも仕事の効率や能率が悪い傾向が見られます。
そんな部下にはまず簡単な事から任せてみましょう。
例えば部署の整理整頓を頼むのでも構いませんし、自分の仕事の事務仕事のサポートなどうまく出来なくても迷惑があまりかからなかったり、フォローがしっかりできるものが良いでしょう。
小さな仕事でも成功体験を味わう事によって、「自分でも出来る！」という自信につながるので仕事が出来ない部下のやる気スイッチをオンにすることができます。
その後少しずつ仕事の難易度をあげていきましょう。
できたらとにかく褒める
子どもでもないのに褒めるなんてと思いがちですが、使えない部下の心理として「どうせ自分なんで大した仕事が出来ないから、誰も認めてくれない」というマイナス思考が働きがちです。
そんなマイナス思考は仕事のパフォーマンスを下げて、結局負のスパイラルを起こしてしまいます。
そんな部下には、なんでも良いのでできた仕事を褒めてあげましょう。
例えば資料整理を頼んだりして、「君が資料を分かりやすくしてくれたおかげでフロアのみんなの仕事効率がアップしたよ」などと褒めてあげましょう。
自分でも頑張れば認めてもらえるとなると、どんどん頑張ってくれるきっかけになります。
仕事内容を細かく段取りする
仕事ができない人は、仕事の内容とともにどうやって仕事を進めて良いか分からないという思いがあります。
最近の若手社員の仕事に対する意識調査では、仕事の段取りを細かく指示してもらいたいという思いの人が多いというデータも出されています。
なので何かの仕事を頼む時は、ただこれをしてと頼まず細かく過程を設定しましょう。
例えば数値などのデータを資料でまとめて欲しいとするとき、ただデータをまとめてというのではなく、エクセルで縦列に数値を、横列に名称を…など細かく指示すると仕事が出来ない部下でもスムーズに仕事を進めることができます。
自分でそれくらい考えて欲しいというのが上司の本音ですが、出来ない部下にはそれくらいしてあげるのが自分にとってもメリットになりますよ。
使えない部下を辞めさせる方法
最低限の当たり障りのない作業しか頼まない
使えない部下があまりにも使えず、自分の足を引っ張ってばかり。
自分だけならまだしも他のチームやお客さんなど周囲にまで害が及んでしまう場合自分のカバー力も疲弊してしまうことでしょう。
辞めてほしい、辞めさせたい、心では思っていても相手を辞めさせる事は難しいもの。
いじめたと思われてしまうことも。
でもそんな事も言っていられない！そんな時は支障のない単純作業や大事な仕事は任せない事です。
それで部下が察して辞めてくれたらこっちのもの。
ですが中には単純作業でラッキーなんて思いながら居座る人もいるので注意です。
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合う職種を探すのも手だという事をやんわり伝える
あまりにもミスが続き、謝られてばかりいたら、こんなに繰り返すのならあなたに合っていないのでは？と言ってみるのも手です。
いじめではなく、優しく人には向き不向きがある事を教えてあげましょう。
あなたが輝ける場所は他にもあるはず、という前向きな意見を言うのです。
その言葉を聞いて一念発起して期限を決めてまた頑張るのか、潔く他を探すのか．．．。
今の仕事が向いていない事をやんわり伝えてあげれば道筋を与える事になりますし、後腐れなく辞めてもらえるかもしれません。
逆切れして憤慨するような部下であれば上司に相談して辞めてもらうのが一番です。
部下が使えない事で自分がつぶれそうであると上司に訴える
あまりにも部下が使えなくて自分がいっぱいいっぱいになり、つぶれそうになってしまったら。
そうなると会社をさせてくれているあなたという貴重な財産を失う事になります。
会社はその使えない部下にもお金を払っています。
その使えない部下にもそれをわからせるべきです。
精神的に参ってしまう前に上司に相談しましょう。
どうにもこうにも努力した結果、やはり使えないと思ったらまず本人に指摘し、それでも駄目なら上司に相談です。
会社はあなたにお金を払っているのだと言う事を告げる事で部下が自ら退く事になるでしょう。
もしそれでも頑張るというのなら、期限付きで様子を見ましょう。
使えない部下とできる部下
出典
レベル1.報告のみ
- 問題が発生していると上司に伝える
- 問題解決を見て、次回のために学習する
入社したばかりの新人さんは右も左も分からず
報告のみで対応ができません。
レベル1.の部下の人は、
この段階でやるべきことは仕事を
よく見て、覚えて、自分でできるようになる段階です。
まだまだ仕事ができない状態です。
レベル2.アドバイスをもらいながら解決する
次の段階です。
- 問題が発生していると上司に伝える
- アドバイスされながら対応
レベル1の段階でよく観察し、勉強していたら
「あ、これは前に見たことがあるやつだ」
となり自分で対応をしてみようと考え始めます。
しかしまだ1人での対応を許されていないレベルなので
まだまだ仕事での失敗も多いです。
レベル3.解決の選択肢を提案する
もうワンステージ進んだ状態です。
- 問題発生といくつかの解決策を上司に伝える
- 上司の判断を仰ぐ
この段階では過去に何度も同じような対応をしたため
解決策をいくつか提案できるようになりました。
しかしベストな解決策が判断できないため
最終的な判断はリーダーに選択してもらう状態です。
レベル4.ベストの解決策を提案する
このレベルまでいくとたった一つのことだけです。
- 問題発生といくつかの解決策とベストな案を上司に伝える
レベル3と少し似ていますが、
ベストな案を提案してくるところが「できる」ようになっています。
上司から見れば判断に迷うことなく、
「だったらそれですすめてくれ」
と指示するだけでOKな状態と言えます。
レベル5.自ら判断し実行・結果を報告
「できる部下」の段階です。
- 問題が発生したが対処し、その結果を上司に報告
この段階までくれば少しばかりイレギュラーな問題が発生しても
似たような事例から判断し、解決します。
そしてその結果を上司に報告するといった段階にまで達しているので
上司の手を煩わせません。
すこぶる良好な上司と部下の関係といえるでしょう。
部下のレベルで上司が判断することは？
いかがでしょうか。
あなたはどのレベルでしたか？
このレベルを認識しておくことはとても重要です。
まだ上司の判断を仰がなければいけない段階なのに
自ら解決をしようとしたため大きなトラブルにつながってしまうことも
あるかもしれません。
上司であるあなたは、
レベル分けをしていれば育成方法も振り分けることができるので
その場その場で教育するといったことが減らせます。
そしてお気づきの方もいるかもしれませんが、
- レベル1～4は最終的な判断は「上司」
- レベル5は「部下」が判断し、責任が伴った行動をする
となっています。
上司目線で見ればレベル5の段階の部下が「できる部下」です。
つまり判断を任されるような「できる部下」になるためには
上司から信頼される実績を積み重ねて、
責任を伴う発言や行動をしていくことが大事なポイントというわけですね。
できる部下になるためには経験が必要ですが
すぐに会社を辞めたいと言い出したり、転職してしまったりする若い世代の人たちの中で
あなたが耐えながらも頭角をあらわせば周囲にきっと良い変化をもたらすはずです。
きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。