仕事効率化が劇的にアップする5つの方法

仕事効率化
by hansbrastad

 

あなたは仕事を効率化できているでしょうか。

目についた仕事からやみくもに始めて、
気がついたらやらなくてもいい仕事までしていないでしょうか。

また大切な仕事を後回しにして、
まるで夏休みの最終日の宿題のように慌ててやっていないでしょうか。

仕事ができる人仕事ができない人との対比がよくされますが、
この仕事効率化がきちんとできているかどうかでも成果が大きく変わってきます。

そこで本日は仕事効率化をするために大切なポイントや方法をご紹介しますので、
自分では効率が悪いなぁなんて感じている方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

スポンサーリンク


仕事効率化

出典

 

仕事効率化1. 達成したいイメージを具体的に持つ

 

仕事効率化を図るにあたって多くのサービスやツールを利用しようとする人がいます。

しかし残念ながらそれが習慣化される人はあまり多くありません。

その原因は一つ、
「なぜ仕事効率を上げたいのか」
という答えが自分の中で出ていないからです。

勉強でも、
ただ英語が上手くなりたいなぁと夢見ている人と、
TOEIC700点以上とるという人とでは
モチベーションも目的を達成させるためのアプローチも変わってきます。

何も考えずに「仕事効率化しないとなぁ」といった状態で、
ツールなどに手を伸ばしても効果が無いどころ非効率化をまねきかねません。

大切なのはゴールを決めること。

例えば会議でも「何を決める」会議なのかゴールをはっきりさせるだけで、
論点がブレず、効率化をはかることができます。

スポンサーリンク


仕事効率化2. 会議の最後にアクションプランを作成する

 

よくある話しとして、
時間をかけた会議なのに、結局誰がいつまでに何をやるのかハッキリさせないまま終わってしまうことがあります。

そしてなぜかちょっと「仕事した感」を感じている・・・なんて人いないでしょうか。

何となく決めたことを誰も追わずに、
いつの間にか忘れ去られてしまうケースも少なくありません。

これは非効率以外の何ものでもないですし、
コストの垂れ流しといっても過言ではないでしょう。

このような会議の経験者は、
会議の最後にアクションプランを作成すると仕事効率化につながります。

アクションプランとは、

  • 処理事項
  • 実行責任者
  • 処理期限

がびっしり記入された表のことです。

こうして今まで曖昧だったものをハッキリさせ、
誰でもその事項を追えるようにすることでスピーディーに展開してくことが可能になります。

 

仕事効率化3. 「10000分の1」に備える

 

仕事効率化には目的やゴールがあります。

目的が達成できなければどんなに効率化してもそれは無駄に終わってしまいます。

一見、10000分の1に起こるような不測の事態に対応するのは、
あまり効率的ではないと考える方もいるかもしれません。

しかしゴールにたどりつくまでの途中に起こりうる
想定外の事態を予め予測しておいて対策をしておくことで、
効率化された状態を保つことができます。

例えば、長時間かけた資料やデータを保存したつもりが何故かできておらず、
もう一度作りなおすハメになったというケース。

このケースでもデータが保存できないかもしれないという事態を想定していれば、一度クリップボードにコピーしてから保存するなどして最悪の事態を防ぐことができます。

10000分の1に備えることを含めて効率化といえるでしょう。

スポンサーリンク


仕事効率化4. 午前中に嫌なことを終わらせる

 

いつも嫌なことは早めに済ませることが、

精神的に健康に過ごす発想でした。

社会人になってもまさに

「宿題を済ませてから遊びに行く」精神を保っていたわけです。

 

嫌だと感じる仕事ほど、

時間がかかったり、面倒だったり、複雑だったりするものです。

ついつい先延ばしにしてしまいがちですが、

効率化をするのであればそういう仕事ほど午前の早い段階で済ませてしまうことを本書ではすすめています。

理由として、

午前、しかも早ければ早いほど誰にも邪魔されず仕事に没頭できるからです。

午前が過ぎて、午後から夕方まで電話はよく鳴るし、来客も来るかもしれません。

もしかしたらヘルプとして別の緊急な仕事に取り掛からなければいけなくなることだって考えられます。

そんな状態では複雑な仕事に集中できるはずもなく、結局さらに先延ばししてしまうのがオチです。

午後に比べ、午前、特に朝は時間を自分でコントロールしやすいので、

その時間帯にイヤな仕事を一気に済ませることで仕事効率化をすすめることができます。

スポンサーリンク


仕事効率化5. 部下から学ぶ度量も大切

 

ダメ管理職は、
自分と違う仕事のやり方を受け入れる、
という包容力がありません。

一方、経験を重ねた上司なら、
自分と異なる仕事の進め方に対しても、
「そんなやり方があるのかー」
と包容力を示すでしょう。

 

度量の小さい上司やリーダーは、
自分は全ての点で部下よりも優れてないければならないという考えにとらわれています。

結果として、その考えが辛い背伸びを続ける原因になり、次第に精神的に追い詰められていきます。

また、そのような上司に指導される部下にも悪い影響を与えてしまいます。

上司も部下も、
仕事辞めたい仕事行きたくないと考えているような環境では
仕事効率化どころではありません。

上司の立場である人は、
部下のアイデアや意見にきちんと耳を傾ける努力をしましょう。

部下から学ぶことを受け入れることで上司の権威失墜につながることはありません。

業界に染まっていない若い世代の人たちほど柔軟な発想がポンポン浮かんできますし、色々な仕事のやり方編み出していきます。

そんなあなたの知らないやり方に対して、
素直に誉めたり、認めたりする上司は、上司自身の仕事の幅を広げることにもなりますし、相手の能力を発揮させることにもなります。

 

仕事効率化アップを目指す

 

仕事を効率化しないと、
効率アップを目指そう、
などとよく言われます。

しかし「効率」という言葉にとらわれてしまい、
いつの間にか「仕事効率化」が目的になってしまうことがよくあります。

先述にもあるように重要なのは、
何のために効率化を求めるのか。

これをハッキリさせるか、ハッキリさせないかで仕事のモチベーションにも影響を与えますし、曖昧な状態を防ぐことができます。

あくまで「効率化」というのは「目的達成」の手段という位置づけを忘れないでおくと、物事を合理的に考えることができるかもしれません。

また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。

きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。

スポンサーリンク


▼おすすめ関連記事

仕事ができない人の特徴とその対処法9つ

仕事辞めたい人のための後悔しない転職方法7つ

お金がない時の対処法4つ




スポンサーリンク