職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つ
職場のコミュニケーションを活性化させるにはどうすればいいのでしょうか。
何もしなくても勝手に盛り上がってくれるような人たちばかりいる職場であれば、何も問題ありませんが、現実はそうではありませんよね。
そこで今回は職場のコミュニケーションを活性化させる方法をご紹介しますので、ぜひあなたの職場で使えそうなものは実践してみてください。
職場のコミュニケーション
口頭での「報・連・相」の奨励
職場のコミュニケーションは、日常業務での報連相を基本としています。
メンバーが相互に密な報連相を行うことによって、職場のコミュニケーションは自然と活性化します。
しかし実際には、「報連相を徹底するようにしているにもかかわらず、コミュニケーション不足は改善できていない」というケースが少なくありません。
その大きな原因が、メールによる報・連・相です。
もちろん、相手が多忙にしていたり、小さな連絡であれば、メールによる報連相でもいいでしょう。しかし、ともすればすべてをメールで済ませてしまうということに、特に若いスタッフはなりがちです。
人間同士のコミュニケーションの原則は「対面、口頭で」です。同じことを連絡するのでも、直接会って、口頭で伝えることによって、より細やかで密接な意志の疎通が図れるのです。
ですから、「口頭での報・連・相」を奨励し、それを部署内の「常識」にすることをおすすめします。
職場のコミュニケーションがないときは朝礼、夕礼（終礼）を行う
一時は「古臭い日本企業の悪習」とされ、敬遠されていた「朝礼」が、ここ数年、見直されるようになりました。
企業やセクションによっては、朝礼の変わりに終業前に夕礼（終礼）を行うところも増えてきています。
なぜ、朝礼が見直されたのか。それは、「もっとも機能的な報連相の場」だからです。セクションのメンバーが全員そろって、仕事に関する情報共有をし、あるいは提案をしあう場として、朝礼や夕礼が一番かんたんで継続性があるから、それを実践する企業が増えているのです。
職場のコミュニケーションを活性化するために、すぐにでも始められる手軽な方法といっていいでしょう。
日帰りや半日のイベントを行う
仕事から離れた場でコミュニケーションを活性化させるという方法もあります。
代表的なのが「飲み会」や社員旅行でしょう。
しかし、最近はアフターファイブのつきあいを嫌う人が多くなっていますし、特に社員旅行は敬遠されがち。
そこでおすすめしたいのが、日帰りや半日のイベントを行うというやり方です。
たとえば花見や花火大会、秋の紅葉狩りや農産物の収穫体験、バーベキュー大会やボーリング大会など、泊りがけでなく楽しめるイベントです。
これならば、社員旅行よりも低予算でできますし、メンバーも参加しやすいはず。お酒が苦手で「飲み会はちょっと･･･」という人でも、バーベキュー大会なら楽しめるにちがいありません。
メンバーにアンケートをとって、イベントを決めるという方法もいいでしょう。できるだけ参加者を増やすことで、コミュニケーションは活性化するのです。
週に1度の昼食会or月に1度の朝食会
職場内のコミュニケーションを活性化したいと考えたとき、多くの人が思いつくのは先述にも挙げた飲み会でしょう。
いわゆる「飲ミニュケーション」によって、メンバー同士のコミュニケーションを向上させようという考え方です。
しかし、若い世代のメンバーは仕事が終わったあとの「付き合い酒」を好まない傾向があります。
また、飲み会はどうしても長時間になってしまい、プライベートの充実を大切にする人にとっては、迷惑この上ない無駄な時間と感じられるにちがいありません。
いやいや出席する飲み会で、コミュニケーションが活性化できるとは考えにくいといっていいでしょいう。
そこでおすすめしたいのが「昼食会」もしくは「朝食会」です。
これならば、プライベートタイムを削ることなく、また、お酒が好きでない人でも、無理なく参加できるはずです。
昼食会なら週に1度、朝食会の場合は月に1度ぐらいのペースがいいでしょう。
それぞれ幹事を決めて、使う店やデリバリーできる店、料理の内容などを企画させると、みな積極的に参加できるはずです。
半年に1度の「席替え」
小中学校の時は「席替え」をよく行いました。同じクラス内の、できるだけ多くの人と仲良くなるために、席替えは有効な方法です。
職場でもそれを取り入れてみてはいかがでしょうか。半年に1度を目安に、デスクを総入れ替えするのです。
席はくじ引きで決めるといいでしょう。これは一種のイベント性を持ちますから、「めんどくさい」と感じながらも、けっこう楽しくできるはず。
「隣りの人」「前後の人」が入れ替わることによって、より多くの人とのコミュニケーションが図れます。
デスクを整理するクセもつきますし、気分転換にもなりますから、仕事そのものにも好影響が出るはずです。
フリーアドレス制の導入
席替えの発想をさらに進めて、「フリーアドレス制」を導入するという方法もあります。
これは、各自が決まったデスクを持たず、その時々に空いている席で仕事をするという、新しい仕事のスタイル。
まだ少数派ではありますが、コクヨやユニクロなどの大手企業などでも導入されるようになっています。
時間を決めて席を移ったり、コンピュータで席をランダムに予約したり、さまざまな方法があります。
いずれの場合も、席が一定でないのですから、当然職場内の多くのメンバーと隣席で仕事をするようになり、コミュニケーション活性化につながるのです。効果は絶大と言っていいでしょう。
ただ、弊害もありますから、導入は慎重にしなければなりません。その職場に合ったスタイルのフリーアドレス制を検討することをおすすめします。
新人も含めて頻繁に飲み会を開催する
新年会や忘年会、歓送迎会などで会社の飲み会が行われる事はありますが、その他にも頻繁に飲み会を行うことで職場のコミュニケーションを活性化させることができるのではないでしょうか。
飲み会を頻繁に行っているものの、一部の仲間のみでしか飲み会を行っていない場合、どうしてもコミュニケーションが偏ってしまいがちになったり、職場内のいざこざの原因になったりもしかねません。
お酒が少し入れば、腹を割って話すこともできます。
なので、月に一回や二回という頻度でも職場の全員が参加できるような飲み会を開催する事で職場内全体の人間のコミュニケーションを活性化させることができるのではないでしょうか。
協力して仕事に取り組む
まだ、仕事を覚えきれていない新人や不得意な作業に躓いている社員などを見た時、自分だって忙しいと見てみぬふりをしてしまう事があるのではないでしょうか。
そうなってしまうと、困っている人間は孤立してしまいます。
そのせいで、皆忙しいから誰にも分からない事を質問できないという環境が創り出されてしまいます。そして、気を使い、分からい事を質問できなかった人間は後になって叱られてしまう酷な結果になってしまいます。
そうなってしまえば、職場内のコミュニケーションがまた偏ってしまいます。
そうならない為には協力して仕事に取り組む必要があるのです。自分も忙しくて困っているけど、その他の人も困っているのです。
なので、自分が困っている時こそ協力的になる事で職場内のコミュニケーションも活性化させる事ができるのです。
コミュニケーションでの重要性はホウ・レン・ソウ
職場で仕事をするにあたって、今日そんな事があるなんて聞いていない、そんな物が必要だったなんて聞いていない、というような事が起こるときはありませんか。
それは職場内のコミュニケーションがとれていない証拠です。
一部の人間にだけ伝わっていて、その他には伝わっていない。報告、連絡、相談が全員に伝わっていないのはコミュニケーションが偏っているせいで起こることです。
そうならない為に、日頃から報告、連絡、相談を職場内全体に伝える事で情報も偏らず、コミュニケーションも活性化できるのです。
職場におけるコミュニケーションの重要性
目標や方針を共有するのに重要
目標や方針を共有するのに、職場のコミュニケーションは重要です。
目標や、方針といったものは明確に言葉としては提示されますが、具体的な内容、実際にどういったことをすればいいのか、というのはマネジメント側の意思をプレーヤ側がきちんと理解し受け取らないといけません。
しかし、考え方というのは誰もが共通しているわけではないのです。
長く同じ会社に勤めている人であれば、企業の中にも「企業文化」といわれるくらい文化が培われていますから、感覚は似ていることが多いです。
それでも決して同じではなく、目標や方針に対して、同じ理解・認識・捉え方をしているかはコミュニケーションをとらないとわかりません。
また、自身の理解した目標や方針が他者と異なっていた場合、組織として行動が統一されないので、組織が本来発揮できるパワーが発揮できない問題が発生します。
お互いの状況を確認するために重要
昨今日本では、長時間労働が問題になっています。
もちろん上司が部下の状況を正しく把握できていればよいですが、どんなにいい上司であったとしても、それは簡単なことではありません。
長時間労働をしている人がいる傍らで、長時間労働をしていない人もいます。
事情があって長時間労働をしていない人もいますが、問題となるのは仕事量のバランスが適切に割り振られていない場合です。
誰か一人が仕事を大量に抱えていて、もし他の人が余裕がある場合、そのあふれている仕事を再分配することで、みなが同じ仕事量になるのではないでしょうか。
もちろん、能力の違いで仕事が遅い人、速い人それぞれいるでしょう。
一方でコミュニケーションがなければ、誰が仕事に溺れてしまそうなのかわかることも出来ないのです。
適正な職場環境づくりにコミュニケーションは必要です。
正確な情報を共有するために重要
業務を行っている中で、一番怖いのが認識間違いです。
認識間違いが発覚すると、これまでの打合せ時間や、作成した資料が無駄になってしまうことにもつながります。
そのため、今自分たちがやっている作業内容の目的・目標は何なのか、いつまでに作業実行・資料作成を行うのかという期限とフェーズごとの期日、資料体裁（ワード、パワーポイントなどをはっきりと決めておく必要があります。
これにもまた、各自でこれまでの経験があることから「大体こんなもんかな」と予想をつけることは容易です。
しかし、その経験に基づいた勘は誰もが同じところを示すのは難しいですし、同じところを示したとしても急な横入りの業務が入ってきてしまえば、対応するのが難しくなり、勝手に「こんなもんかな」の日付がずれることもあります。
そういったイレギュラー自体を防ぐためや、お互いの認識のずれをあらかじめてきちんと意識共有しておくために、コミュニケーションが必要です。
働いているお互いのことを知る
仕事をしていると、楽しいこと、辛いこといろいろありますね。
やりがいを感じていたとしても、辛いことの方が多いかもしれません。
人間は辛いことを辛いままに、一人で抱えているとどうしても行き辛いです。
辛い気持ちを吐き出して、発散することで初めて心に抱え込んだ重たいものを昇華することが出来るのです。
時には人に話を聞いて貰い、時には人の話を聞いてあげることで、お互いの辛さ、楽しいことを共有し、仕事に対するモチベーションを保つことが出来ます。
企業に勤めている以上、一人で仕事を完結させることは出来ません。
自分の行っている仕事が、誰かにつながり、企業全体という大きな組織を動かす糧となっていくのです。
そのためには同じ職場にいる同僚や後輩・上司とよくよくコミュニケーションを取り、お互いが何を考えているか、どういう気持ちを持っているかしることはとても重要です。
職場のコミュニケーション問題を改善するには強制的に集う仕組みを作る
いかがでしょうか。
放っておいてもコミュニケーションをとらないような職場であれば、強制的にコミュニケーションをとる仕組みを考えなければいけません。
職場のコミュニケーションの問題が改善されれば、仕事にも生かされますし、楽しく感じられるので一石二鳥でしょう。
ぜひ今回ご紹介したことを参考にしてみてください。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。