ミーティングのやり方9つ
ミーティングはどんな業務にも欠かせないひとつのプロセスです。
しかし、「会っていることの満足」のワナがあり、それにハマると、どんなテーマのミーティングも、ただひたすら時間を使うだけで終わってしまいます。
そこで今回は効果的なミーティングのやり方をご紹介しますので、ぜひ今後の参考にしてみてください。
ミーティングのやり方
議題について、メールで徹底的にチェックしておく
これは、メンバー全員に対し、あらかじめ１～２週間前から行っておきましょう。議題は何か、メンバーは誰か、質問事項は何か、確認事項は何か。
このメールでのやりとりを徹底的にしておくことで、対面での打ち合わせが、普段なら２時間かかるものが３０分に短縮できたりします。
資料は、あらかじめメールの添付ファイルで配布しておく
対面ミーティングの場合、資料を紙にプリントアウトして持参するケースが少なくありません。これを当日、その場に持っていって、それを見ながら打ち合わせを進めることが多いものです。
しかし、実際に、その当日のミーティングでいきなり資料を目にしたところで、参加者が資料内容をその場で理解できるとは限らないのです。
たとえば、新規案件に関するミーティングの場合、新しい用語、新しい概念が打ち合わせの中で出てくる可能性があります。なおかつ、人間は、新しい言葉や考えについて、即座に理解できるわけではありません。
ミーティングでいきなり新しい用語や概念を目にしたメンバーが一見理解したように見えても、実はそれは表面だけで「わかっていなかった」ということもままあるのです。
こういう場合、あとから「あれって何？よくわからないんだけど」「実は賛成できない」と言われてしまうこともあります。
こういう理解不足や誤解を防ぐためにも、資料はあらかじめ配布しておきましょう。
どんな対面ミーティングも「最終確認だけ」のつもりで行う
今やITが進み、メールやSNSを使っただけでも可能なはずのミーティング。
けれど、対面やSkypeでもちゃんとミーティングを行おう、という風潮は消える気配をみせません。というのも、やはり一人一人が、お互いの顔を見て、きちんと納得しているかどうかを「空気」で確認する必要を痛感していらです。
「きちんと納得しているかどうか」の対象であるべきものは、最終確認にほかなりません。言い換えれば、対面ミーティングは、「お互いがきちんと納得して確認」ができさえすればよいもの。
効率的な対面ミーティングとは、実は最終確認がきちんとできたかどうかだけにかかっているのです。
仕事はミーティングだけではありません。同時に、ミーティングそのものはお金を生みません。
一つ一つのミーティングを大事にし、マネタイズを心がけていきましょう。
ミーティングのやり方として最初にテーマと目的を明示しておく
効果的な方法としては、ミーティングの冒頭で、テーマと目的を明確にする必要があります。
「そんなことは当たり前ではないか」と思われるかもしれません。
しかし、ミーティングの資料を事前に配布しているような場合、進行役は「みんなわかっているだろう」と考え、冒頭の説明を省略してしまう、あるいは、テーマは伝えても目的は伝えないというケースも少なくありません。
出席者の中には、自分の仕事に追われ、ミーティングのテーマをよく理解しないまま場に臨んでいるケースもなくはないのです。ですから、必ず冒頭でテーマを再確認しましょう。
また、目的の明確化も必要です。
各自の意見やアイディアを出し合うのが目的なのか、懸案事項について結論を出すためのミーティングなのか、情報を共有するのが目的なのかを、必ず明確にしてから、ミーティングをスタートさせましょう。
終了時刻の遵守が効率的なミーティングのやり方
開始時刻は守られても、終了時刻はいいかげんにされるミーティングが少なくないでしょう。一応、終了時刻は決めていても、それを守らず、いつまでもだらだらと続く。そんなミーティングは効率的とはとてもいえません。
ですから、これも冒頭に、進行役から「終了時刻の遵守の徹底」を、いわば「宣言」するのです。
出席者全員がその意識を共有することによって、自然と無駄な発言は減りますし、「決められた時刻までに目的を達しなければならない」と考えて、効率的なミーティングになるというわけです。
終了時刻の10分前には「まとめ」をするのがミーティングのやり方
もう1つは、終了時刻直前の10分間の使い方です。
ほとんどのミーティングでは、最後に進行役が「まとめ」を行っているはずです。その日に出された結論や、次回に持ち越しになる課題などを再確認し、出席者全員が情報を共有するために、「まとめ」は必要です。
しかし、多くの場合、それを終了時刻まぎわになって、かんたんに済ませてしまっているのではないでしょうか。これでは効率的とはいえません。
「まとめ」をすることによって、新しい意見やテーマが生まれることもありますし、「言い忘れたこと」を発言する出席者もいるからです。
そこでおすすめしたいのは、終了時刻の10分前になったら「まとめ」をすること。こうすれば、必要な情報共有がむりなくできますし、「伝え漏れ」などもなくせるのです。
タイムスケジュールを細かく設定する
会社の会議の進行役やリーダーは、常によきファシリテーターとなることを意識しなければなりません。
ファシリテーターとはつまり、会議という「船」を操る舵取り役のことです。上手に舵取りすることによって、会議は効率的に進行し、成果をあげることができるのです。
では、どういう点に気をつければ、上手な舵取りができるのか。まず、会議資料を準備する段階で、細かいタイムスケジュールを設定しましょう。
たとえば、会議で取り上げるテーマが3つあり、それを1時間の会議ですべて検討するとします。その場合は「テーマAは15分、テーマBは20分、テーマCは15分、残りの10分でまとめる」というように、時間を割り振ってしまうのです。
こうすることによって、会議の参加者は「制限時間内でできるだけ有効な発言をし、結論が得られるようにしよう」という意識を持つことができるのです。
脱線発言があったときは、すみやかに本題に戻す
会議で必ずと言っていいほど出るのが、不規則発言、脱線発言です。テーマとは関係ないような発言が、ほとんどの会議で出てきます。
こうした脱線発言が、新しいアイディアを生むためのヒントになることもありますから、すべてがNGと言うことはできないでしょう。
しかし、ある人が断線発言をし、別の人がその発言に対応し、さらに最初の発言者がそれに応じるというような流れになると、会議はどんどん違う方向へ進んで行ってしまいます。
それを軌道修正するのが「舵取り」の役目です。できるだけ早く本題に戻すよう、常に気を配らなくてはいけません。
新しい課題についての検討は最後に回す
また、会議中、本題を議論する過程で、新たなテーマが生まれるということもよくあります。そうした課題の創出も会議の役割りのひとつと言っていいでしょう。
しかし、新テーマが出されたときに、その検討を始めてしまうのは、効率的なやりかたではありません。
本来議論させるべき課題がほったらかしになってしまうと、その課題を検討するために、また別の会議を設定する必要が生じてしまうのです。
そうならないように、新たなテーマについては、会議の最後に、もし時間があれば検討する、時間がなければ次回の会議のテーマにする、という対応を取るようにしましょう。
効果的なミーティングの進め方
資料はミーティングのタイミングで紙面で用意しておく
効率的に打合せを進めるためには、事前準備の徹底が欠かせません。
しかし一方で、日々の業務がすさまじく多い影響で、当日は着の身着のまま、事前準備なんて何にも出来てない、今日の打合せの主旨ってなんだっけ？
そんなミーティングも勿論ありますし、そういった態度でミーティングに参加されたこともあると思います。
そうならないために大事なのは、必ず資料は事前に準備・展開しておくこと。
しかし、いくら事前に展開していても、相手が事前に読んでいる時間がなければ、当日資料が初見になります。
そんな時に「資料は事前に展開しているメールをご覧下さい」もしくは「画面をご覧下さい」だと非常に効率が悪いです。
なんせ相手は忙しすぎるほどにメールが来ているのですから、メールを探している間に会議の時間が過ぎてしまいます。
エコの世の中ですが、紙の資料をあらかじめ用意しておくことは必須です。
プロジェクタで画面に映すのものいいですが、意外と見え辛かったりすると、集中力も落ちるものです。
そのため、事前に紙面で資料の準備をしておきましょう。
貴方ではないタイムキーパーを決めておく
ミーティングの主催者が貴方だった場合、ミーティングをまとめつつ時間も気にしないといけません。
しかし、時間を気にしながらミーティングをするのって結構大変なんですよね。
特に議論が白熱してくる一方で時間が気になってしまうと、議論に身が入らなくなってしまいます。
それを防ぐために、あらかじめタイムキーパーを指定しておくことが大事です。
勿論議論のメインの参加者に割り当ててはだめですよ。
議事録記載がメインの担当の方が居ればその方にお願いするのは有りです。
議事録書く方は全体を常に把握しておく必要がありますから、あわせて時間も管理してもらうと効率的です。
特に、自分だけが時間を意識することでなく、タイムキーパーの方に残り時間を告げてもらうことで、ミーティング参加者全員が時間を意識することが出来るので、タイムキーパーの役割は設定した方がよいです。
ミーティングの参加者と各役割を共有する
有意義なミーティングにするためには、ミーテイングの議題にあわせた知見者にそろってもらうのが一番。
そうすると、当日その場で初めましての人が結構出てくる場合があります。
ミーティング開始時に簡単な人の紹介をすることで、打合せの議題にあわせて誰に話しを振ればいいのか、参加者が理解することが出来るので無駄な時間を省くことができます。
主催者の貴方に、準備の余裕があればあらかじめ出席者の名簿を作っておいてもよいでしょう。
もちろん名簿には氏名だけでなく、出席者の所属部署（もちろん社外の場合は会社名も）等を記載しておくことが必要です。
社内メンバであれば、所属部署だけでその方が何をやっている人なのか想定をすることが可能ですが、意外とその場で名前と顔を一致させるのは難しいですからね。
決定事項と課題、担当を確認する時間をとる
貴重な時間を使ってのミーティング、後になって「結局これ、なんのための打合せだったっけ？」とならないように、打ち合わせ中に決定事項、課題、それらに対する担当者を共有することが重要です。
そのため、タイムキーパーにその時間をはっきり明示してもらうことはとても重要なことなんです。
そうしなければ、特に忙しいミーティング参加者は「後で共有して！」なんてことになってしまい、その際に認識齟齬が発生すると、その後の調整の方に時間がかかってしまい、やはりなんのためのミーティングだったのか分からなくなってしまいます。
そのため、全体的な細かい時間設定はしないにしても、クロージングの時間だけは明確に決めておき、その時間をきちんと認識し、その時に向けてミーティングを進めていくのが一番効率的といえます。
ミーティングは効率化させるのが基本
いかがでしょうか。
ミーティングというのはやり方次第でプラスにもマイナスにもなる重要なものです。
資料などはその場で確認するのではなく、あらかじめ配布しておく、時間を守る、結論を出すなどをしっかりとおさえておけば、ミーティングのやり方をかなり効率化させることができます。
一度効率化させてしまえば、あとの仕事が大きくはかどるきっかけになるものなので、ぜひ効率的なミーティングのやり方を確立させておきましょう。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。