会議を効率化させる方法やルール
会議を効率化させたいとあなたは考えていないでしょうか。
そう考えている人はたくさんものですが、実際どうすればいいのかわからなかったりするケースが一般的です。
そこで今回は会議を効率化させる方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
会議を効率化させる方法
会議を効率化させるには最初に目的とゴールを決める
会議は複数の人間が集まる場ですが、長時間になるにつれて集中力がなくなったり私語が多くなったりと、効率的に進める事も大変な作業です。
そこでまず必要な事は、会議の目的とゴールをはっきりさせてから会議を進める事が最も重要なポイントです。
会議の始まりにこの二点をしっかりと会議の参加者に伝える事で、参加者全員の意識を統一し、目的から外れた会話をされてしまう事を防ぐ事ができます。
また、万が一話しが脱線しそうな場合においても、最初に目的とゴールを示しておく事で、容易に話題を引き戻す事が可能になります。
このように、目的に外れた議論をしないための防波堤を作っておく事で、中身の濃い会議にする事ができるのです。
会議を効率化させるには会議の進行役を立てる
会議を進めるにおいては、進行役を立てる事も重要です。
進行役が存在しない会議では、どうしても発言者が限定されてしまったり、会議の目的から外れた議論になってしまった場合、かなりの時間をロスする事が考えられます。
そのような非効率を避け、決められた時間の中で結果を出すためには、会議の進行役を立てると良いでしょう。
会議の進行役は、会議の前提を周知する時間・議論をする時間・議論をまとめる時間と、おおまかに３つの進行に区切って時間配分を行う事で、話題の脱線や中途半端な終わり方を防ぐ事ができます。
また、発言者を分散させる事で、全員が参加できる中身の濃い会議にする事もできるのです。
効率的な会議を行えるかどうかは、進行役にかかっているともいえるほど、会議における進行役の設定は非常に重要なのです。
会議を効率化させるには発言の際に手を上げる等のルールを作る
会議でもっとも注意しなければいけない事は、参加者が会議の目的以外の議論に脱線してしまう事と、会議での発言者が固定されてしまう事です。
これらの事は会議の効率化を乱し、かつ会議に参加した全員が責任ある参加者であるという、会議を行うにあたっての重要な前提が崩れてしまいます。
このような事態になることを防止する手段として、発言する際には挙手をするというルールが効果的です。
挙手をして発現させる事で、挙手をしない発現を制限する事ができるようになりますし、何度も同じメンバーが発言をして会議を独占してしまうという事態の予防にもなります。
参加者全員が参加し、効率的な会議を行うために、このようなちょっとしたルール作りが効果を発揮するのです。
会議の目的の確認を必ずおこなう
会議を始める冒頭で、その会議が何のために行われるのか？会議のゴールは何なのか？出すべき成果は何なのかをはっきりさせ、会議の出席者全員がそのことを理解してから会議を始めることが重要です。
この最初の設定がしっかりなされないと、会議の途中で横道にそれてしまって、何も成果をだすことができないまま時間切れということがおきてしまいかねません。
また当初の目的とは違った成果物を会議で作ってしまうことも防ぐことができます。
ちょっとしたことですが、会議を効率化させるのに重要なことです。
議論の視覚化
会議参加者の発言などを、ホワイトボードに記入したり、PCとプロジェクターを使って、ワードなどに入力ものをスクリーンに写して視覚化することで会議を効率的にすすめることができます。
会議中の議論の堂々巡り、脱線、出たアイデアが何だったかを忘れてしまったり、違う発言者が同じことを言うなどといったことを防ぐことができます。
また会議の参加者全員が同じように見て確認することができるので、勘違いなども防ぐことができます。
頭のなかだけで考え続けるよりも、視覚することでよりアイデアが出しやすくなり、意見をまとめていくとこもしやすくなります。
ファシリテーターの導入
ファシリテーターを会議の中に入れることで、中立的な立場で会議をスムーズに進行させることが可能になります。
参加者の一部の人だけが発言をしてしまうことを防止し、より深い議論を促すことや、会議中の議論の脱線を防ぐことができます。
異なる意見が出て対立がおきてしまっている場面では、当事者だけで会議を進めていると議論が平行線をたどったまま時間切れとなり、何も決まらずに会議が終わってしまうことがあります。
しかし、中立的な立場にいるファシリテーターが会議を進行することでそれを防ぎ、生産的な議論へと軌道修正し、会議の目的を達成することが可能となります。
会議を効率化させるためのルール
時間の設定を決め無駄をなくす
会議のために無駄な時間を使わないよう、詳細な時間設定を組むことが大切です。
限られた時間を有効に使いスムーズな進行を心掛けましょう。
始まりと終わりは最低限決めて、だらだらと会議が続く事を避けます。
時間だけが経過して、結局何も成果が無かったでは話になりません。
進行役が中心となって、しっかりとしたスケジュール計画が必要です。
資料などの下準備もポイントを押さえた分かり易い内容でまとめておきます。
そうすることで、一目で理解し易いというメリットがあると同時に、会議の時間短縮が出来る事になります。
分かりにくい資料だと、質問があったりと無駄な時間を使う事になってしまいます。
説明をしている内に時間が経過して、予定していた会議時間をオーバーする事にも成りまねません。
上手な時間設定は会議の効率化に繋がります。
参加者の絞り込みをする
会議を開催する際、「何をどう話し合うか」を明確にする必要があります。
それによって、その会議に参加すべき人の絞り込みが出来るからです。
全く関係のない人や、余りに人数が多いと、話が詳細なところまで詰められない事態が発生してしまいます。
活発な意見の交換をするためにも、出来れば少人数での会議が有効といえます。
少人数で話し合う事は、屈託のない意見が期待されます。
人数が多いと、意見を述べる人が限られてしまい、参加した人全ての意見が聞けない可能性も出てくるでしょう。
折角良い提案があったとしても、それを発言出来ないのでは、ただ無駄な時間を過ごす事になってしまいます。
そのような事を避ける為にも、その会議に参加する必要のある者だけを絞りこんで、会議を進める必要があります。
それが効率的な方法と言えるでしょう。
決して否定はしないこと
会議の中でテーマが決まっていたとしても、それを頭から否定してしまうと先に進めなくなります。
否定ではなく「自分はこう思う」「これはどうだろう」と何かそれに代わる提案やプラスαが理想的です。
更に新しい発想や良いアイディアが生まれてくるかもしれません。
否定ばかりしていると、いつまで経っても前に進まず、足踏みした状態になり兼ねません。
そうなると会議も時間が掛かるだけではなく、何も決まらずに終わってしまう最悪の事態になる場合があります。
否定されるかもしれないと、意見を出しにくい状況にもなってしまいます。
否定ではなくお互いにプラスになる意見を出し合う事が必要です。
無駄な議論は時間のロスにしかなりません。
さらに、否定ばかりしている内に、論点がズレてしまう可能性もあります。
否定を無くして結論の出る会議が理想的です。
飲食をしない事も大切
長時間に亘る会議の場合、飲み物や食べ物を会議中に飲食する事が時としてあります。
リラックス出来るメリットはありますが、逆に緊張感が無くなってしまい、会議自体がダラけてくる可能性があります。
本来は長時間にならないように、準備や要点をまとめ進行する短時間の会議が理想的です。
しかし、どうしても長時間が予想される会議の場合は、会議の間に休憩を挟むなどして、会議中に飲食をする事を出来るだけ避けます。
人は飲食をすると、どうしても集中力が切れてしまうからです。
飲食する事に夢中になり、他の人の意見を聞き逃したりする場合があります。
また、同じことを何度も繰り返すなど、無駄な時間が発生してしまいます。
そのような事態を回避するためにも、会議中の飲食は控えるようにする事が望ましいでしょう。
会議を効率化させる手法はたくさんある
いかがでしょうか。
会議を効率化させるには事前の準備をしっかりすると同時に、会議の中身も見直さなければいけません。
資料は前もって配布しておくことは基本ですし、やらなくていい会議はやらない勇気を持つことが必要です。悪い習慣になってしまっている会議ほど無駄なものはありません。
そして時間短縮も会議を効率化させるには必要な要素です。
ありがちなのが時間を決めて、それ以上は絶対にやらないと決めたり、立って会議をしたりすることで時間短縮をはかります。
こうやって考えれば、いくらでも方法があることがわかりますので、できそうなものは積極的に取り入れて、あなたなりの会議の効率化を目指してみてください。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。