手帳の使い方 | 仕事や会議で上手にメモを取る5つの方法
by waferboard
あなたは普段、手帳をどのように使っていますか？
バーっと手帳にメモを取ったはいいけれど汚くて読み返しにくい・・・
なんてことはないでしょうか。
本来の手帳の使い方は後で読んだときにわかりやすい、まとまっているのが基本です。
そこで本日はGMOインターネット株式会社の代表取締役である熊谷正寿さんの著作「情報整理術 クマガイ式」から手帳を使ったメモのとり方をご紹介します。
【目次】
・手帳の使い方（クマガイ式）
・高校生の効果的な手帳の使い方
・社会人の効果的な手帳の使い方
・仕事での効果的な手帳の使い方
・女性の効果的な手帳の使い方
・主婦の効果的な手帳の使い方
・かわいい手帳の使い方
手帳の使い方（クマガイ式）
出典
手帳の使い方1 メモは一冊の手帳にのみ記入する
「一箇所の原則」というものがあります。
一箇所の原則は情報を可能な限り一箇所にまとめることです。
人によってはその時その時で、
会議の資料の余白にちょこちょことメモをしたり、
ノートにメモをとったりしているかもしれません。でも、それでは後で見返すときに不都合が生じます。
まずメモの整理場所が一箇所ではなくバラバラであれば、
そのメモが散逸する恐れが多くなります。
これは書類整理にも共通するものではないでしょうか。
あとで整理しようとして目についたところにポンポン置いてしまってはどこに何があるのかわからなくなってしまい大きなタイムロスが生じます。
情報やメモはこの手帳だけに書く！と統一させたほうが余計な混乱を招くことを防げます。
手帳の使い方2 1件につき1ページ使う
これは「一件一リフィルの原則」というものです。
議題や話題一件に対し、
一枚のリフィル（紙）を使用するという原則です。もしリフィルの半分までしかメモが埋まっていなくても、
二件目のテーマに話題が移った場合は、
二件目の続きに書くのではなくて新しいリフィルに書くのです。
上から順にどんどん新しい情報を書き込んでいくと、
せっかく一冊の手帳だけにメモをしているのにどこに何が書いてあるのかわからなくなってしまいます。
そして結局見つけることができずに誰かに聞いたり、調べたりすることほどムダなものはないですよね。
そういった事態を防ぐために1つの話題に1ページと決めて使うことが良いとのことです。
上部に少しだけ書き込んで、後は真っ白という状態でも
話題が変われば思い切って次のページをめくりましょう。
紙のコストより時間のコストを惜しむべきだと本書では伝えています。
手帳の使い方3 チェックボックスを利用する
いざ、ミーティングが始まったら、議論をしながら、
要点を箇条書きでメモをとっていきます。またミーティングの中で、自分がやらなければならないことや、
クリアすべき課題、相手に依頼したことなどは、
箇条書きにしたメモの頭に「□」のチェックボックスをつけておきます。
多くの方がメモを取る時は箇条書きだと思います。
しかし要点もToDoも箇条書きで書いてしまって、
後で見返したときによくわからなくなってしまうケースがあります。
その時はチェックボックスを活用しましょう。
ToDoや課題、依頼事などの横に「□」を書いておくだけで、パラパラと手帳を見返すだけでも区別がつきます。
また完了事項はチェックマークをつけておけば、
やり残したことがないかどうかもすぐに確認できます。
手帳の使い方4 ビジュアルを活用する
手帳にメモというと、
文字を書くことだけ想像されがちですが、
文字しか残してはいけないわけではありません。時にはビジュアル化したほうが、
後々思い返す時に効果的であることもあります。
絵を描く込むことももちろんビジュアル化の一つではありますが、
例えば写真を撮ったものを出力して手帳に綴じておくことも有効です。
それだけでその時の雰囲気など、文字では伝わりにくいものまで思い起こすことができるでしょう。
手帳の使い方5 数字を有効に使う
期限や目標は数値化することが大事です。
ですからこれらを手帳にメモする時も、常に「これは数値化するといくらになる？」と考えるクセをつけましょう。
「早めに資料を作成する」
「極力クレームをおこさないようにする」
といった話題は日常茶飯時にあります。
しかしこれだけでは不十分です。
「早めに」を「○月○日までに」、
「極力」を「○○件、○○%」と具体的にしましょう。
こうすることによって読み返す時にブレのない適切な処理ができるとのことです。
高校生の効果的な手帳の使い方
予定を書くだけじゃもったいない！
高校生の頃というのは、1日の大半は学校で過ごすことになります。
ですから、手帳に書き込む予定というのは、学校から帰った後の予定もしくは、休日の予定がメインです。
でも、そうなるとなかなか手帳を開く機会がありません。
その結果、結局使わないままなんてことが多いのです。
そうならないためにも、手帳を簡単な日記代わりに使ってみましょう。
1日1文だけでも十分。
その日の自分の気持ちや、勉強の成果、発見したことなどを書き込んでみましょう。
自分の成長が見て取れるので、あとで見返してみても面白いものですよ！
勉強の予定は細かく決めすぎない
手帳を使って勉強のスケジュールを管理しようと思う人がいるかもしれません。
けれども、平日は時間がかなり限られていますよね。
しかも、食事を用意するのはたいてい親なので、食事時間が手帳の予定通りにいく保証もありません。
また、お風呂に入る時間だって、家族と生活していれば自分勝手に決められないかもしれません。
細かく時間を区切ってスケジュールを組んでしまうと、食事の時間やお風呂の時間がズレるだけでイライラしてしまうことも。
反対に「スケジュール通りにいかないから、今日はいいや」なんてことも。
勉強の予定はゆるく、区切りすぎないのがポイントです。
手帳の予定を達成できた日はマークをつけてみる
手帳が長続きしないという人は意外と多いもの。
せっかく手帳を使うのなら、有効活用しましょう。
そのためには、手帳を使うことにメリットを持たせることです。
おすすめは、その日の予定が手帳通りに進んだら、マークをつける方法。
お気に入りのシールなんかでもOKです。
どんな簡単な予定でも「達成できた」というのは、自信になるものです。
手帳が目標達成のシールやマークで埋め尽くされると、不思議と充実感や満足感が得られます。
そうすることで「手帳を付けてみよう！」と思えますし「予定通りにこなすにはどうしたらいい？」を考えるきっかけにもなるのです。
社会人の効果的な手帳の使い方
小さめの付箋を活用する
書き込むだけが手帳の使い道ではありません。
社会人になって、約束事やこなすことが多くなればなるほど役立つのが付箋です。
全ての事柄を手帳に書き込んでしまうとゴチャゴチャして、なにが大切か分かりにくくなりますよね。
でも、忘れてはいけないこともメモしておきたい・・・そんな時は付箋を使いましょう。
小さめのサイズの物であれば、手帳に貼っても邪魔になりません。
おすすめはポストイットのシリーズ。
色ごとに用件を分けておけば、見た目にも分かり易いです。
着手したものからどんどん剥がしていけば、手帳がゴチャゴチャしません。
ひらめいたことも書き込んでいく
手帳は予定の確認だけでなく、自分のメモ帳としても活用すべきです。
メモや、頭の中を整理するためのノートを別に持ち歩く人もいますが、かさばってしまいます。
一番いいのは、やや大きめの手帳1冊にメモ機能も持たせること。
ふとしたひらめきやアイディアをいつでも書き込めるようにしておきましょう。
後で書こうと思っても、忘れてしまうものだからです。
いつも持ち歩く手帳に書く癖をつけておけば、貴重なアイディアが無駄になりません。
予定やスケジュールとは別に、メモ欄がある物を選ぶと便利です。
厚みやサイズを自分なりに検討してみましょう。
やるべきことは色分けしておく
手帳の中を黒のボールペン一色で書いてしまうと、パッと見た時に分かりにくいものです。
できれば、黒、赤、青の3つで色分けするといいでしょう。
中には10色以上のカラフルな手帳を作っている人もいますが、カラフルすぎると反対に何の予定か分かりにくいです。
社会人用の手帳は、カラフルなかわいさより使い勝手重視でいきましょう。
黒は普段のタスク管理、赤は急ぎの用事、青はプライベートなど、自分なりに基準を持って色分けします。
そうすることで、何の予定が入っているかが一目瞭然です。
時間がないときに優先順位をつけやすくするためにも、予定は色分けしておきましょう。
仕事での効果的な手帳の使い方
自分に合った手帳選びも重要
年末になると店に色々な手帳が並びますが、どのようにして選んでいますか？
値段が安いものとか、表紙の柄などで適当に選んでしまっていませんか？
手帳は使いにくいとストレスになるし、用途を考えて選ぶようにしましょう。
たとえば書き込む予定がたくさんある人だと、マンスリーだけの手帳には書ききれません。
でもウィークリーだけでも予定が見渡しにくくなるので、両方ついているものがオススメです。
マンスリーには予定を簡潔に書き、ウィークリーに中身や時間などを詳しく書きましょう。
また、意外と重要なのがサイズ感です。
すぐに取り出せるポケットなどに入れたいのなら、文庫サイズなどの小さめのもの、
なくしにくいくらい存在感がある方が良ければ、B5のノートタイプなんかもオススメです。
ゴチャゴチャしない程度に色分けする
手帳をスッキリまとめるのに重要なのが、色分けです。
でも、ただカラフルにすればいいという訳ではありません。
分かりやすい色を数色選んで、パッと見て分かるように色分けしましょう。
まず、カテゴリを仕事とプライベートなど、2つか3つくらいに分けます。
そしてそれぞれを、仕事を暖色系、プライベートを寒色系などと分けてみましょう。
これだけでも、パッと見でカテゴリ分けされてわかりやすい手帳になります。
そして、重要な仕事は赤、来客はオレンジ、その他をピンクなどと分けてみましょう。
重要な部分に目立ちやすい色を使うのもポイントです。
ペンをたくさん持ち歩くのが大変だったら、帰宅後に蛍光ペンで色分けするのも簡単でオススメです。
フリースペースと付箋を上手く利用する
手帳のフリースペースはどのように使っていますか？
適当に書きなぐって、ゴチャゴチャになってしまうことも多いのではないでしょうか。
フリースペースはゴチャゴチャになりやすいので、あまり重要なことは書かないようにしましょう。
重要な仕事の詳細などは、ウィークリーページに書いた方が忘れにくくオススメです。
もしウィークリーに書ききれなければ、フリースペースを1ページ分使って、
付箋などで分かりやすくしておくとゴチャゴチャしません。
また、付箋は一時的なメモにも利用してみましょう。
付箋は終わったら剥がせるので、残りのリストが確認しやすくなります。
また、日が変わるかもしれない予定も、付箋に書いて動かせるようにしましょう。
女性の効果的な手帳の使い方
気分が上がるようなシールを活用する
手帳は、仕事やプライベートを管理するだけの道具ではありません。
1日のうちに何度も開くものだからこそ、自分の気持ちが上がるような工夫をするのがおすすめです。
例えばお気に入りのシール。
最近は手長むけの可愛いものが沢山市販されていますね。
憂鬱なイベントや会議がある時も、ちょっとでも前向きになれるように可愛いシールやイラストを添えてみるのもおすすめです。
「会議」だけだとなんだか寂しいですが、嫌な会議でも、あえて「会議」の横に可愛いシールを付けるだけで、見た目は楽しそうに見えるもの。
視覚的な効果を使うのもおすすめの手帳術です。
プライベートと仕事の手帳を分けるのはNG
プライベートと仕事の手帳を分けるかどうかは、その人それぞれ。
しかし、基本的には1冊でまとめることをお勧めします。
忙しい女性こそ、2冊の予定を管理するのが大変だからです。
ついうっかり予定を見逃していた・・・なんてシャレになりませんから。
手帳に時間単位でぎっしりと仕事の予定を書くような人は、プライベートと仕事を色分けしてみてはいかがでしょうか。
仕事の合間にプライベートの予定がある時も、色分けしておけば一目瞭然です。
手帳は1冊にまとめましょう。
あとは、情報量に応じた手帳のサイズを選ぶのみです。
目標達成のツールに使うのもおすすめ
「○月までにこうなる！」といったように自分の目標や夢を明確にするという話を聞いたことがありませんか？
これは、夢をかなえる方法でも一時期話題になった方法です。
引き寄せの法則、なんて名前で呼ばれることもあるかもしれませんね。
実は、手帳でもこの技は有効です。
あえて、現実の予定のように、夢の予定を書き込んでしまうのです。
ただし、夢と現実の区別がつくように書かなければいけません。
色分けしたり、夢の予定はマーカーで薄く塗っておくなどするといいかもしれませんね。
毎日開く手帳に夢の予定が書いてあると、自然と意識するので、叶えられる可能性が高くなりますよ。
主婦の効果的な手帳の使い方
日記がわりにしてその日あった事を書く
働いていた頃まで手帳は必須だったのに、主婦になってからというもの同じような毎日に手帳はだんだんと必要なくなってしまう方も多いのではないでしょうか。
子育て中は手帳など開く暇もないほど。
ですが手帳を効果的に使うだけで後から見直してこんなことあったんだという発見につながる日記としての使い方がおすすめです。
長々と書く必要もありません。
一週間ごとに区切られているものもありますが、見返す可能性は低くなり、続かなくなります。
パッとその日の予定が一目瞭然な月間スケジュールタイプのレフィルがおすすめです。
一言言葉を添えるだけでその日に何をしたのかが一目瞭然です。
体調管理にも役立ちますので、その日の体調を記してもいいですね。
家計簿代わりにその日に使った金額を書く
日記としても使える手帳。
主婦といえば定期的につけている家計簿を手帳に記すだけでお金の管理ができます。
細かい家計簿は挫折しがち。
ですが今日はいくら、と書くだけで一週間にいくら使ったか、一ヶ月に支出はいくらだったのかがすぐ計算できます。
細かくつけられないけれどこれなら続けられそうというものです。
家計簿代わりに使った金額を書き込めば、使いすぎているなどがすぐ目で見てわかるので使い過ぎ防止となり、無駄遣いが減るのです。
家計簿がうまく付けられるか不安な人は手帳に記していくことで練習するのがおすすめですので手帳を有効活用しましょう。
欲しいものや願い事、スクラップブック代わりに見直して楽しい物を手帳でつくる
主婦のささやかな幸せスクラップブック代わりに手帳を活用しましょう。
欲しいもの、雑誌を見て素敵だなと思うコーディネートや、素敵なアイテム、憧れの一品など切り抜いて手帳のフリースペースに貼付けるのです。
小さな手帳ではりつけが難しい場合、文章でも挿絵を添えてもいいかもしれません。
夢や願望などを書き込んでもいいと思います。
あとで見返したくなるような自分だけのスクラップブックを作るのです。
ホッと一息ついた時にそれを眺めるだけで幸せな気分になり、頑張ろうと思えるのでスクラップブックとして手帳を有効活用してみましょう。
かわいい手帳の使い方
手帳カバーを手作りする
自分が普段使っている手帳のカバーを手作りして使ってみると、いつもに増して愛着がわきますし、世界でひとつだけのオリジナルの手帳に早変わりします。
特に女性であれば、手帳カバーを作る際に、生地をかわいらしいものにしてみたり、リボンやボタン、レースをさりげなく使うと、とてもかわいい手帳カバーを作ることが出来るでしょう。
周りからも「どこで買ったの？」「かわいい」といわれること間違いなしです。
手作りは自信がないという方でも、インターネットで検索すると作り方がたくさん出てくるので、チャレンジしてみると、案外簡単に作ることが出来るので安心です。
多色ボールペンを使用する
いろんな雑誌に取り上げられることもありますが、多色ボールペンを使って手帳を書くと、とてもかわいく、オリジナル感があふれる手帳になります。
特にイラストを入れてあげると、手帳の中身が華やかになり、かわいらしさもプラスされます。
イラストが書けないという人でも、本屋さんへ行くと「かわいいイラストの描き方」や「多色ボールペンでのイラストの描き方」など専用の本も販売されているので一度見てみるのもいいでしょう。
インターネットで検索してもたくさんイラストが出てきたり、多色ボールペンでどんな手帳の書き方をしているのか画像も出てくるので初めのうちは参考にするのもお勧めです。
手帳専用のシールを使う
手帳が販売される時期になると、手帳のそばに専用のシールが種類豊富に並んでいるかと思います。
このシールを使うと、中身がシンプルな手帳でもかわいく使うことが出来るようになるのです。
予定別にシールを分けて使ってみると統一感も出ますし、シールを使うことでどんどん手帳がかわいくなり、手帳を使うことに楽しさも出てくるでしょう。
１年経ったころには、自分だけのかわいい手帳の完成です。
使い終わったとしても愛着がわいているでしょうし、あとから見直しても、笑顔にさせてくれたり、楽しくみることが出来ます。
同棲受けはもちろん、男性にも女性らしい人だと好感度がアップするでしょう。
手帳の使い方は常に読み返すことを意識する
手帳にメモをする時はとにかく書くことだけに目を向けがちです。
しかし手帳は後で読み返すために今、書き溜めておくものです。
これを念頭に置いてから手帳を使えば、
自然と使い方が変わってきます。
メモがいつもゴチャゴチャしている・・・なんて方は参考にしてみてはいかがでしょうか。
また、手帳を上手に使えてない人は仕事が遅かったり、要領が悪い傾向があります。
それはもしかしたら手帳の使い方以外にも重大な原因があるかもしれません。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。