断りメールの送り方やコツ7つ【仕事・友達・恋愛】
あなたは断りメールの送り方がよくわからない・・・と思っていないでしょうか。
断ることによって相手から嫌われたり、印象が下がったりする心配はどうしてもあります。
しかし、それでも現実には断らなければいけないことは山ほどあるものです。
では、そんな時はいったいどうやって断りメールを送ればいいのか。
そこで今回は断りメールの送り方やコツについてご紹介していきますので、ぜひ今後の参考にしてみてください。
断りメールの送り方やコツ
- 断りメールのコツは理由に焦点を当てること
- 誘いを断る丁寧なメールの送り方
- 断られた時の返信
- 断りのメール 結び・締め
- 見積もりへの断りメール
- 友達への断りメール
- 恋愛における断りメール
断りメールのコツは理由に焦点を当てること
基本的に、人は誰でも断られることが嫌いです。特に、立場の強い人間 (EX: 大手取引先、顧客、上司) が、立場の弱い人 (EX: 納入業者、販売担当者、部下) から断られれば、非常に感情を害します。
そこで、断る理由にフォーカスしましょう。断る側が、自分の理由で断わるのは NG です。断るなら、相手の理由を使いましょう。
出典 第 1 回「断りたい依頼を綺麗に断る」メール (1)
① 相手にも面倒な作業が発生することを伝え、相手が「それなら嫌だな。まあ、あきらめようか」と考えるもの
② 法令違反などのコンプライアンス面で問題があることを伝え、相手が「それは危険だから、避けよう」と考えてあきらめるもの
③ 相手に「もっと簡単でメリットある代替策」があることを伝え、相手が「別の案のほうが得策」と依頼を取り下げるもの
出典 第 1 回「断りたい依頼を綺麗に断る」メール (1)
誘いを断る丁寧なメールの送り方
角が立たない上手なこと断りメール１
せっかくのお誘いですが、都合により参加できません。
また、角が立たないように断るには、誘ってくれたことに対する感謝を告げるのも大事です。
断る前に「とても残念ですが」「申し訳ございませんが」といったクッション言葉を入れるといいでしょう。
断る理由は、詳しく述べる必要はありません。詳しすぎると逆に言い訳がましくなります。
「先約が・・・」「都合が悪く・・・」などシンプルで大丈夫です。
断られた時の返信
（誕生会/食事会/○○）のことでは、ご丁寧な（お断り/お詫び）の（メール/お電話）までもらって（恐れ入ります/すみませんでした/申し訳ないですね）。
（抜けられないお仕事が/既にご予定が）あるのであれば仕方ないですから私どもは気にしておりませんので、○○（さんも/様にも）お気になれないでくださいね。
今回は、残念でしたが、次回（は是非○○に（来てくださいね/参加してくださいね。お願いします）。
メールの返事まで。
出典 個人的詫び状（招待の断り）への返事メール文例と書き方
断りのメール 結び・締め
・今後ともよろしくお願いいたします。
・ご連絡をお待ち申し上げます。
・お返事いただけると幸いです。
・ではよろしくお願いいたします。
・メールにて失礼いたします。
・取り急ぎ、お返事まで。
・深くお詫び申し上げます。
出典 【結びの言葉】
末筆ながら貴社のご発展と
社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
出典 【就活メール】面接辞退のお詫びのメールの書き方（サンプル付き）
「『すみません』『申し訳ありません』という後ろ向きの言葉で終わると、気まずい雰囲気が残ってしまいます。相手との関係が今後も続くことを考えると、『どうかお察し願えればうれしいです』などの上向きの言葉で締めくくりたいですね」
出典 相手の機嫌を損なわずに断る －「1分で書く」ビジネスメール表現辞典【2】
見積もりへの断りメール
この度は、見積もりのご依頼、
誠にありがとうございました。作業内容に関する資料を拝見いたしましたが、
納期までの時間が非常に短く、
弊社の力ではお引受けするのが難しい状態です。このような次第で、大変申し訳ありませんが、
見積もりのご依頼は辞退させていただきたく
お願い申し上げます。せっかくのご依頼にお応えできず
申し訳ございません。なにとぞ事情ご賢察のうえご了承くださいますよう
お願い申し上げます。まずは、お詫びかたがた､お返事申し上げます。
友達への断りメール
「せっかく誘ってくれてるのに、いつも断ってばかりでごめんね！今、なにかと落ち着かなくてバタバタしてるんで、もうちょっと落ち着いたら遊びに行こうね。（←ここは本当に行きたい感を出しつつ言う。）」
「ごめん、予定があるから別の日によろしく。」
とシンプルに言いますし、私もそうやって誘いを断られます。
お誘いに対して「行かない」と答えるのはＮＧ。
本当は行きたいんだけど、やむをえず参加できないというニュアンスを伝えるために、「行けない」と答えましょう。
「行かない」の「か」と、「行けない」の「け」で、だいぶ意味合いが変わってきます。
またメールの最後に「今回は残念だけど、また誘ってね」と付けておくと好印象です。
出典 断り上手は付き合い上手！女友達からの誘いをうまく断るコツ６つ
恋愛における断りメール
「下心満々っぽい呼び出しは、『じゃあみんなも誘おうよ！』と無邪気にかわす」（１０代女性）、「『○○くんもそこ行きたいって言ってたよ！ 車は５人まで乗れるよね？』と、大勢で出かける前提だと決め付ける」（２０代女性）など、ほかの誰かにも声を掛けるようにうながし、ふたりきりになりたくないことをアピールするパターンです。「取引先の男性からの誘いは、断りづらい場合があるので、事情を話して上司や同僚に同行してもらう」（２０代女性）というように、周囲の協力を仰ぐ場合もあります。
「年上の男性が好きなタイプなんだ。」
好みのタイプを伝えるパターンです。相手の男性が好みのタイプではないことを明言することで、恋愛対象外であることを伝えます。
断りメールは相手の気持ちを考えよう
いかがでしょうか。
断りメールの送り方は様々ですが、すべてに共通することは「このメールを受け取った相手はどう感じるか」ということを意識しなければいけないということです。
その相手との関係が続くのであれば、やはり嫌な気持ちになってもらいたくないと思うものですし、それなりに配慮をしなければいけないでしょう。
なので、今回ご紹介したことを参考に、あなたなりの断り方を見出してみてください。
しかし、金輪際二度と会いたくない！連絡を取らない！というケースではこれに当てはまらないので、その気持ちをそのまま伝えるか、スルーしてもいいでしょう。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。