会議の進め方 | 知らないと損する5つのフレームワーク
By eggib
会議をしていて誰も発言しなくなるなど
煮詰まってくることはありませんか？
アイデアがでない、状況が進展しないときは
時間もコストもムダに垂れ流しになりがちです。
そこで本日は
会議中の辛い状態から抜け出すための
5つのフレームワークをご紹介します。
このフレームを知っているだけで
会議の進め方が大きく変わる可能性がありますよ。
会議の進め方
出典
会議の進め方に悩んだらグルーピング型
これは名前の通り、
グループ分けする方法です。
ブレインストーミングでとにかく発言やアイデアを引き出した後に
似たようなものをグルーピングします。
情報が整理できるので次のアクションにうつりやすくなります。
ちなみにブレインストーミングとは
質より量に重きをおいて
様々な角度からアイデアを出し合う事です。
そして相手のアイデアに否定をしないこと、
結論を出さないことをルールとして
新しいアイデアを生み出そうとする手法です。
会議の進め方に悩んだらツリー型
先ほどのグルーピングを階層化させたものが
ツリー型です。
ひとつのグループをピックアップして
左端の枠に目標を設定します。
そして「なぜ？」「どうやって？」「何を？」と
ドンドン問いかけて分解していきます。
こうすることによって
「このアクション（やるべきこと）はこの目標につながることになる」
とわかりやすく共有できることになります。
アクションのアイデアがたくさん出た場合は
必ず優先順位を決めましょう。
会議の進め方に悩んだらフロー型
問題点を洗い出すときに利用されるのが
このフロー型。
一つの業務に着目して、
そのフロー（流れ）を書き出します。
各フローの下に問題点や改善案を出して
どのフローがボトルネックになっているか確認しながら
会議を進めることができます。
会議の進め方に悩んだらマトリクス型
会議のまとめに用いられることが多いのが
マトリクス型。
これは出てきたアイデアをある程度まとめたときに
２つの軸に沿ってマッピングしていきます。
軸に沿ったマッピングによって
ダブっていないか？
モレはないか？
とチェック出来ます。
ちなみにこのモレやダブリをなくして問題解決していくことを
MECE（ミッシー）といいます。
会議の進め方に悩んだら因果関係型
意外と気づかない問題点を浮き出させるのが
因果関係型。
関係がありそうなものをつなげていくことで
「この問題はあの行動にあるのかもしれない」
と気づくことができます。
効率的な会議の進め方
何のための会議なのか
定例会議の場合は、何のための会議かよくわからないままに参加する人が多いのが現実です。
何を決めるか分からない、何のために集まるかはわからないけど、毎月決まっているから集まるというパターンが当てはまります。
これでは会議の進行はいまいちですし、物事もなかなか決まりません。
会議、特に定例会議をスムーズに進めようと思うなら、事前に「何を話し合うのか、最終的には何を決めたいのか」の2点を明確にしておくことです。
そして、それを全ての参加者に理解させることが大切です。
参加者の意見を聞く場なのであれば、事前に意見を用意してくるよう言ってもいいでしょう。
参加しやすいスケジュールを組む
会議を進めていくうえで大切なのは、なるべく参加しやすいタイミングを計るということ。
会議中に頻繁に電話が入ってきて席を外す、他の仕事を同時進行しているという人を良く見かけます。
つまり、会議以外のことに忙しくて、会議に身が入っていません。
これでは何のために集まっているのか分かりませんよね。
参加者が集中できるようにするためには、いつ会議を開くかも大切です。
仕事が集中する月曜日、休み明けの午前中は避けた方がいいでしょう。
そうすることで、参加者は会議に集中することが出来、結果的に会議もスムーズに進みます。
会議の終了時間を明確にしておく
「この会議、いつも長いんだよな～」という声、よく耳にしますね。
会議に参加する前から、すでにネガティブな気分にさせてしまうのはよくありません。
ネガティブな考えを持った時点で、会議の生産性は落ちてしまうからです。
ですから、会議の時間はできる限り守るべきです。
10～12時と設定したのなら、時間どおりに初めて、時間どおりに終わりましょう。
終わりの時間がはっきりしている方が集中力が高まり、会議の進行がスムーズになりやすいです。
いつ終わるか分からない会議は、メリハリがなくダラダラしがちなので注意しましょう。
何を話し合うのか要点をはっきりさせる
その会議で何を話し合って、何を決めたいのか要点をはっきりさせることはとても大切です。
これは一番の基本であり当たり前のことです。
しかし、この基本をおろそかにして、今考えなければならないことと関係ないことや、関係はあるが今話さなくていいことが会議で話題に出ることがあります。
脱線するわけですね。
それでは効率がいい会議になりません。
今は何を考えるべきなのか、会議参加者に徹底するようにしましょう。
会議が長いと脱線しがちですので、時々話し合う内容を確認するようにして、会議をコントロールするといいでしょう。
結論が出せそうならさっさと結論を出す
会議ですぐに結論が出せそうにも関わらず、だらだらと話をするということは意外とよくあります。
同じようなことを延々と話しているだけということさえあります。
ろくに話し合いをしないで進むとなんだか手を抜いているような気がして、ついつい話し合いを無題にしてしまうんですね。
これは無意識にやってしまうのだから、たちが悪いです。
結論が出せそうならさっさと結論を出して次にいきましょう。
明らかに結論が出せるのに時間を使うのは無駄です。
効率の良さを求めるなら、きっちりとして、次の話題へと進行しなければなりません。
あまり好き勝手に発言させない
自由な発言は会議を活発にさせます。
誰もろくに意見を言わず淡々としている会議はあまりやる意味がありません。
せっかく人を集めて話し合うのですから、多くの意見が交わされるべきです。
意見がぶつかることで、新たな考えが浮かぶということもあります。
これは難しいところなのですが、会議が活発になるからといってあまりにも好き勝手に発言させると会議が全く進まなくなる危険性もあります。
会議の様子を見て、自由に発言させることをやめることも時には必要です。
ある程度意見が出たらうまく区切って話をまとめて、次の話題に移るようにしましょう。
時間配分を考え、議題の割り振りをしておく
効率的な会議の進め方として、内容のない会議は避けたいもの。
この会議の意味はなんだったのか？など思われないように充実した会議内容を考える必要があります。
時間は限られているので、できる限り短い時間の中で濃い会議が問われます。
時間配分をしっかり考えて、どこにどの議題を持ってくるかなど、どの議題でディスカッションが起きやすいのかなどを想像しておきます。
会議の流れをタイムスケジュールのように紙面に起こしていくと進めていくにあたり、抜けてしまう事が防がれます。
予定通りとはいかなくとも、ある程度想像して時間配分を考えておくとスムーズに会議が進められます。
円滑なディスカッションを促せるよう、土台作りをしておく
時に勃発するディスカッション。
社員の考えや方法を知る事のできる仕事にとってプラスの場となるでしょう。
ですが、あまりにも話がそれてしまったり、けんか腰になるような事は避けたいですよね。
そのためにも、一から議題や決めるべき事を投げかけるのではなく、会議の中心となる人があらかじめ土台を作っておく事が必要です。
３つの道筋の中でどの方法が最適なのかなどを話し合えばよいだけなので、投げかけられた社員も楽と言えます。
一から社員に投げかけると色々な案がでてきて皆が混乱してしまい、時間も大幅に伸びてしまう事でしょう。
ダラダラと続きそうになったらきっぱり打ち切る
時間配分を前もって考えていたとしても思わぬ誰かの発言で長引いてしまったり、話がそれて別の議題になってしまったりすることもあります。
ですが会議の時間は限られているので、話し合いをするべきだった議題が残ってしまい、仕事が先延ばしに．．．。
という事は避けたいもの。
効率よく会議を進めるためには、どんどんはぎれよく切り替えていきましょう。
話の長い人が意見を持ちかけたら、簡潔に代弁してあげたり、なるべく時間を気にしながらフォローすると良いでしょう。
会議を仕切る人は、意味のない話や議題が始まってしまったらきっぱり打ち切りましょう。
会議の進め方は多種多様
いかがでしょうか。
基本的なフレームワークばかりですが
知っているだけで煮詰まりにくい会議のやり方に発展します。
このような考え方やMECEに興味がある方は
「問題解決プロフェッショナル」を一読することをオススメします。
古い本ではありますが、
事例に基づいたわかりやすい内容となっており
ロジカルシンキングの基本を学ぶにはうってつけです。
「シーン・・・」
としてしまいそうな会議の時はぜひこれらのフレームワークを
使って会議の円滑化を図ってみてはいかがでしょうか。
きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。