会議のやり方を変えて生産性をアップさせる5つの方法
by ghindo
あなたの会議のやり方は
ただの報告会になっていませんか？
会議が終わった直後、
社員がやる気に満ちあふれてすぐに行動をしていますか？
行動につながらない会議のやり方は
あまり意味がありません。
そのような環境が整っていないと人材が定着せず
問題意識を持たない人たちや、会社を辞める人たちばかりになってしまうかもしれません。
そんなムダになりがちな会議になるのを防ぐコツを
本日はご紹介します。
会議のやり方で生産性アップ
出典
会議のやり方1 習慣的に会議を開かない
毎週月曜日に会議を開くなど、
決まっていることが多いと思います。
それはどれだけ身のある会議なのでしょうか。
行動につながらない会議を習慣的に開くのはやめましょう。
「月曜だから（他の日でも）」
というだけの理由でみんなを招集するのは意味がありません。こうした目的のない自動的な会議は、
結論もなく近況をしゃべり合うだけの「報告会」になりがちです。
ただの報告会であればわざわざ人を集めることをしないで
資料を前もって配るだけでも十分なはずです。
一番の浪費となるのは、
目的を決めるために会議を開いたり
目的もなく会議を行なうことだとしています。
会議のやり方2 立ったまま会議をする
最近良く聞きますよね、
立ったままの会議。
理由はご想像の通り、
会議の時間が大幅に短くなります。
座ってダラダラ行なうと
眠気まなこで聞いている社員もいたりするので、
そのような状況を防ぐ効果もあります。
立って会議を行なうのが難しいようであれば、
今までの会議にかかっていた時間の1/3または1/4の時間で
設定して行なってみましょう。
報告だけのものは予め資料として配布しておく。
どうアクションを起こしていくかだけにフォーカスする。
など会議の時間を短くするために
色々なアイデアが浮かんでくるはずです。
会議のやり方3 不安から会議を開かない
チームリーダーが安心するためだけに
会議を開くことは少なくありません。（中略）
または、成功や判断に自信がなく、
自己満足のためにイエスマンから賛同の
意思表示をしてほしくてたまらないリーダーもいます。
さらには、
部下の動向を把握するために会議を開くケースも
多々あります。
リーダーは安心するでしょうが、
部下の貴重な時間を浪費していることにつながります。
リーダーは会議を開く理由を熟慮し
また会議のコストを考えて行わなければいけません。
会議のやり方4 行動につながらない会議をやらない
「今日もムダな会議か・・・」
なんて感じていませんか？
もしそう感じているなら、
誰かがその会議の進め方を批判しないと変わることはありません。
会議の終わりにアクション・ステップ（前進するための作業）が
何も出てこないときには、
あなたがそれを批判し、その会議の価値に疑問を投げかける責任があります。
そうすることで
作業効率をアップさせ、チームのエネルギーを保つことができます。
それは最終的にはあなたへの尊敬へとつながるでしょう。
ただし
会議を批判するためだけの会議を開くことはやめましょう。
会議のやり方5 会議の最後にアクションを見直す
会議のおわりにほんの少しだけ時間をとって、
書くメンバーが書き留めたアクション・ステップを
全員で見直しましょう。
これだけだったら大して時間もかかりませんし、
目的が明確になります。
各個人の作業がダブっていたりしないかの
確認にもつながるので、
1人30秒ほど時間をとって会議の最後にアクションを
見なおしてみましょう。
会議のやり方はあなたの工夫次第で良くも悪くもなる
現状の会議のやり方に不満を感じている人は多くいます。
もしかしたらあなたの上司は「報告会」という名の会議に
満足しているかもしれません。
せっかくなら社員一同のやる気がアップするような会議にしたいですよね。
「もっとこうすればいいのに」
「会議時間をコストとして捉えればこんなにダラダラしないはずなのに」
そう考えているあなたは一度提案してみてはいかがでしょうか。
きっと生産性アップにつながるはずですよ。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。