ダメな会議になる5つの条件
by Engin Erdogan
良い会議とダメな会議があります。
あなたが普段行っている会議はどちらでしょうか？
本日はダメな会議になってしまう5つの条件をご紹介しますので、その条件に当てはまっていないかどうか確認してみましょう。
ダメな会議
出典
会議五悪
本書には「会議五悪」という言葉が登場します。
- 「会せず」
- 「会して議せず」
- 「議して決せず」
- 「決して実行せず」
- 「実行して責取らず」
これらに当てはまる会議だったらやらない方がマシだという意味合いが込められている言葉です。
それでは1つずつ見ていきましょう。
会せず
「会せず」とはメンバーがちゃんと集まらないことを指しています。
参加をする、しないだけの問題ではなく、単純に会議に遅れてきたりするなど定刻通りに会議が始まらない状態です。
これは会議をする以前の問題ですが、
よくあることとして取り上げられることもあるでしょう。
自分の仕事を優先しているので会議に遅れて参加する、
いつ始まるのかわからないユルイ環境などなど。
このようなメンバーしかいないようだったら会議なんてしないほうがいいかもしれません。
会して議せず
「会して議せず」とはメンバーはきちんと集まっているのに議論が交わされない状態を表しています。
具体的な議論が交わされない例として、
上司からの一方的な伝達で終わってしまう、現状や施策を報告するだけで終わってしまう「報告会」などが当てはまるでしょう。
会議をやるのにも、集まっているメンバーたちの人件費などのコストが発生します。
議論をしない会議をするくらいであれば、
人材は現場に出て仕事をした方が生産性は上がるでしょう。
一方的な伝達や報告、資料の説明などはできるだけ事前にやっておきたいものです。
議して決せず
「議して決せず」とは議論は行われますが、
最も大切にしなければいけない「結論」を出さないで会議を終わらせてしまうことを指します。
そもそも結論を出さなければ何のための会議かわかりませんよね。
ただ会話をしただけという会議はNGです。
「会議のやり方を変えて生産性をアップさせる5つの方法」でも触れていますが、会議の最後には必ず結論を出し、どのような行動をするのかを明確にすることが必要不可欠です。
決して実行せず
PDCAサイクルをまわすには、
アクションを起こして検証をしなければ問題はいつまでたっても改善されることはありません。
この「決して実行せず」はせっかく出した結論なのに実行しないまま進展しないことを表している言葉です。
ではなぜ出した結論をすぐに実行しないのでしょうか？
- 日々の業務に追われて、新しいことをやる余裕が無い
- 実行する人を人任せにしている
- 期限が決められていない
というような理由が挙げられることでしょう。
これを防ぐには結論を出す時点で、誰が・いつまでに・どうやってやるか、を決めなければいけません。
少なくとも実行者と期限を定めることでせっかく出した結論がうやむやになってしまうことはないでしょう。
実行して責を取らず
「実行して責を取らず」とは、
一応「やるべきことはやろう」というところまではいっているのに、
そこに責任が伴っておらず、「とりあえずやればいいんでしょ」という意識で進められてしまうような状況です。
やっぱり強い気持ちを持って取り組む人とそうではない人とでは雲泥の差があります。
これは実行者だけの話ではありません。
会議に参加したメンバー全員が同じ熱い気持ちを持たないと、
一人、また一人と中途半端な意識が芽生えてきてしまうでしょう。
ダメな会議を防ぐポイントはテーマを詰め込み過ぎないこと
いかがでしょう。
あなたの会議はこの「五悪」に当てはまっていないでしょうか。
「五悪」の条件が揃うような会議であればやらないべきでしょう。
ではどうすればそれを防ぐことができるのか？
そのポイントは「会議の目的」を決めることです。
当たり前じゃないか！と感じる人もいるかもしれません。
しかし多くの会議では
「せっかく集まるんだからこのテーマについて話して・・・、あのテーマについても話しておこう。あっそういえば〇〇もやらなきゃな」
とあれこれテーマを詰め込みすぎてしまう傾向があります。
数が多くなればなるほど負担が大きくなるので、
最後まで遂行される可能性が極端に低くなります。
まずはテーマを絞り込むこと。
具体的には「今回は問題を洗い出す会議にしよう」という具合にまで絞ることが重要です。
例えば会議で「問題抽出」をすると自然と話しの流れは「問題解決」に向かいます。
その「問題解決」には向かわないで、今回の会議では徹底的に「問題抽出」に専念することです。
このようにポイントを絞ることで、
今までは気づきにくかった問題が浮き彫りになったりします。
そして次の会議までに各自「問題解決」の案を練ってきてもらい、会議の場でメンバーの知恵を重ねあわせて結論をだす、という会議ができます。
1つのポイント・テーマに絞ることで考えを深めることができますし、1回の会議時間の短縮にもつながります。
「会議をしていてもみんなダラダラしている」
「ただの報告で終わって時間の無駄」
という会議ばかりの人はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
いつもの会議の雰囲気が変わるかもしれません。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。