メール整理術-インボックスゼロのすすめ
メールフォルダがゴチャゴチャだったせいで、
「どこにあのメールあったけなぁ？」
なんて探していませんか？
仕事ができる人はしっかりとメールが整理できており、仕事ができない人はグチャグチャです。
整理ができるとメールを探す時間、ストレス、見栄えなどが改善されて
仕事がはかどるようになり作業効率が一気にアップします。
そこで本日はメールを整理するのに役立つ考え方、
インボックスゼロについてご紹介します。
メール整理術
インボックスゼロ
私はもう6年ほど前からGmailユーザーなのですが、
会社を辞める前からGmailだけでタスク管理を行なっていました。
そしてメール整理、タスク管理、ToDoリストなどに役立つ
インボックスゼロを採用しています。
インボックスゼロというのは名前のまま、
「受信ボックスをゼロにしよう」
という考え方です。
受信ボックスに残っているメールは「未処理」、
残っていないメールは「処理済」というわけですね。
メール整理術の基本は情報を一点集中させること
スマートフォンの普及で様々なツールやアプリが開発されています。
私もスマホを手にした当時はいくつかToDoリストアプリなどを
試しましたがどうも続きませんでした。
その原因は「情報の分散」。
「ここにはこの情報だけをいれよう」
「と、するとあれはあっちにして・・・」
「あれ？でもこれはこっちにもあっちにもあてはまるな・・・」
整理というとフォルダやカテゴリーに分けがちです。
しかし私の場合は上記のように分けようとすると
分けるだけで時間がかかり生産性が落ちてしまっていました。
なのですべての情報はGmailに送られるようにすると決め、
そこから整理しようと思ったのです。
メールを処理しながら整理する
情報をGmailの受信ボックスに集めることができたら
どんどん処理していきます。
まず行動を起こす必要が無いメール。
このメールは読んだら即「削除」かラベルをつけた後で「アーカイブ」します。
アーカイブとは保管場所といった意味合いです。
受信ボックスからは消えますが、
削除されたわけではありませんので検索すればヒットするのがアーカイブです。
次に行動する必要があるメール。
その行動が2分でできるものなら、
すぐその場で終わらせてしまいます。
もし時間がかかりそうなメールであればそのまま受信ボックスに残しておきます。
受信ボックスにメールがある = 未処理の仕事がある
ということなので「あっ、忘れた！」なんてことがなくなります。
メール整理はブロークンウインドウ理論
突然ですがブロークンウインドウ理論をご存知ですか？
かんたんに言うと、
割れた窓を放置した建物と、
すぐに窓を直した建物をくらべたとき、
割れた窓を放置した建物はまもなくすべての窓が割られ、
窓を直した建物はキレイな状態のまま。
一つでも割れたまま放置された窓があると、
「この建物は誰も注意が払っていないな」
と認識されて、さらにひどい状態になるという理論です。
整理もこれに似ていると思いませんか？
汚い状態だともっと汚い状態を招いて、
キレイな状態のままだと少し汚れただけで気になってキレイにしようとする。
もちろんメールも例外ではありません。
インボックスゼロを取り入れていると
未処理のメールが気持ち悪くなってきます。
早くゼロにしたいという感覚になるのです。
こういった感覚的なものでも生産性を上げる効果はあります。
メール整理術でゼロにしよう
本来のインボックスゼロとは少し違い、
私はフォルダやラベルにはあまり分けません。
とにかく受信ボックスにメールがあるか、ないかで行なっています。
そしてやるべきことがあればToDoとして自分にメールを送ります。
時には迷惑メールが来たりするかもしれませんが、
Gmailであれば削除せずに「迷惑メール報告」をしましょう。
Gmailには学習機能が備わっているので
迷惑メールを報告すればするほどフィルタリングが鍛えられます。
これで余計なノイズを入ってくるのを防ぐことができます。
もうすでに受信ボックスがメールであふれかえっている場合は、
一度その全てのメールを「アーカイブ」するかフォルダを作って
そこにつっこんでおきましょう。
そして受信ボックスをカラの状態にしてから
始めることをオススメします。
インボックスゼロはメールだけでなく、デスクトップや机、書類の整理など全てに応用できます。
気になる方はぜひ一度お試しください。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。