書類整理方法 | 捨てにくい書類を捨てるコツ
書類整理する方法を身に付ければたんまりとある書類だってまったく怖くありません。
その方法とは「全捨て」です。
これは片づけコンサルタントの近藤麻理恵さんの
著書「人生がときめく片付けの魔法」の言葉です。
とは言ってもちょっとしたコツがありますので
それを本書から一部ご紹介します。
書類整理方法
出典
書類整理方法の基本は残す書類を3つだけにする
以下にあてはまらない書類以外は全て捨てましょうと
伝えています。
- 今使っている
- しばらく必要である
- ずっととっておく
そしてこれらの中で使用頻度が低いもの、
契約関係の書類や保証書などはそれぞれ分けるのではなくて
ひとまとめに入れてしまう方法を奨めています。
しかし中には捨てにくい書類などもあったりして、
二度と使うかどうかわからないのに、
「念のため・・・」
とついつい残してしまいます。
そんな「捨てにくい書類」については以下に。
家庭にあるセミナー資料の書類整理方法
勉強熱心な方は多くのセミナーに参加されています。
その度にたくさんの書類を抱えて帰宅するのでは？
そんな方たちにとってこのセミナーの資料は
なかなか捨てにくいそうです。
その理由は、
「いつか使うかもしれない」
「勉強し直すときに使う」。
本書ではこう指摘しています。
「いつか勉強し直したい」、
これもよく聞く声です。
しかし、勉強し直したこと、ありますか？
そうです、多くの人はないのです。
さらにその資料の情報は古くて、
鮮度が落ちているかもしれません。
そのある意味使えない資料は持っていてもムダなので、
全て捨てましょう。
また勉強し直したい人は
再度セミナーに参加すればいいとのこと。
家に散らかるカード明細書の書類整理方法
カードの明細書も全て捨てるべきだと伝えています。
あれは多くの人にとって、
この月にこれにこれだけお金を使いましたよ、
ということをお知らせするためのものです。確認して、
「ああ、そうか、これだけ使ったのか」と納得するなり家計簿に書き写すなりしたら
即捨てるべきです。
明細書は必要ないのに、
何となく捨てづらい書類の代表ですね。
しかしカードの明細はネットでも確認できますし、
まさに必要ない書類の一つだと思います。
電化製品などの説明書・保証書の書類整理方法
前述にもありますが、
保証書はわざわざ分けずにひとまとめに収納しましょう。
さらに本書によると、
どうやら保証書と一緒に説明書もまとめてある人が多いのだとか。
まず、大前提として、
これらの説明書は捨ててしまいましょう。あらためて見てみると、
ほとんど使ったことのないモノばかりではないでしょうか。
著者のクライアントには説明書をほとんど捨ててもらっているそうです。
何かトラブルが起こっても、
ネットで調べたり、お店で聞いたり、自分でなんとかしてみたりして
困らないとの声ばかりなので
説明書はすべて捨ててしまってもいいかもしれませんね。
その他の書類の整理方法
他にもこんな書類があれば捨ててしまいましょう。
- 年賀状
- 使用済みの通帳
- 給与明細
年賀状は捨てにくいですよね。
しかし「新年のあいさつ」という年賀状本来の役割は
受け取った時点で終わっています。
お年玉番号の確認が終わったら、
「今年も気づかってくれてありがとう」
で捨ててしまって大丈夫です。
使用済みの通帳も給与明細も
それぞれの役目は確認した時点で終わっています。
見返すことがないものをとっておかずに
捨ててしまいましょう。
私の書類整理方法
ちなみに私の方法ですが、
基本的にはペーパーレス化を目指しています。
なんとなーく必要かなというものは
全てスキャニングしてクラウドとローカルで保存しています。
そして保存する場合は、
フォルダ分けをせずにすべてひとまとめにしています。
これは単純にフォルダ分けするのが面倒なのと、
「このたった一つのフォルダのどこかに必ず必要な情報がある」
ということで検索をかければ時間もかからずに取り出せるからです。
クラウドサービスのEvernoteはOCR処理（画像の文字を認識する）をしてくれるので「スキャンスナップ」というスキャナーを使ってガシガシ取り込んでいます。
書類整理にかなり役立つ上に手頃な値段とコンパクトなサイズがとても評判となり、スキャナーではベストセラーとなっています。
ちなみに私の知人にはピザのメニューなどを
このスキャナーを使って取り込んでいる人もいました。
こういった書類整理術はメールの整理などでも応用がききますので
身近なもので試してみましょう。
もちろん仕事場でのゴチャゴチャ書類にも適用できます。
しかしいつまでたってもデスクがキレイにならない・・・、整理できない・・・という人がいます。
これは性格の問題ではなくて、その仕事の拘束時間やあなたの仕事に対する気持ちが原因かもしれません。
きちんと整理整頓ができている人は余裕をもって仕事をしています。
あなたは今の仕事に余裕を感じることができるでしょうか？
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。