仕事量が多すぎるときの対処法5つ
by Sean MacEntee
仕事量が多い・・・とあなたは普段感じていないでしょうか。
仕事量のバランスはとても難しいもので、仕事が暇すぎても辛いですし、多すぎてもしんどいです。
特にいくらやっても仕事が終わらない、雪崩のように次から次へと仕事がやってくる場合は要注意です。
それがキッカケで無断欠勤につながったり、仕事辞めたいことしか考えられなくなるからです。
そこで本日は仕事量が多いときの対処法をご紹介しますので、仕事が辛いと考えている人は思い詰める前に一度参考にしてみてはいかがでしょうか。
仕事量が多い
仕事量が多すぎる場合は次のような方法を検討してみましょう。
- 上司やリーダーに相談する
- 完璧主義者に陥らない
- 周囲を巻き込む
- 時間外を活用する
- スケジュール管理を徹底し、時間を有効活用する
それではそれぞれの方法を見ていきましょう。
上司にまず相談する
自分の上長と言えども、部下の仕事を100％把握しているかと言うと必ずしもそうではありません。
特に、仕事を任せる社風があったり、上司含めて組織全体が常に忙しく働いている場合などは把握しようにもあえてしない、出来ないといった状況は多々あります。
こうした背景を理解しつつ、“仕事量が多すぎる”と感じた際には、まず上司と相談することがベターな方法の１つです。
大方の上司は、最適な回答でないにしろ、相談にはのってくれるはずです。
というのは、上司の役割の1つは、部下のマネジメントです。
マネジメントと言うのは、つまりは管理責任ということになるので、仮に部下が仕事量の負担を理由に退職を依願してきた際には、上司の責任になることに直結します。
仕事量が多すぎるけれどあまり相談できないという人は「仕事ができないやつだと思われたくない」という気持ちが少なからずあります。
しかしそのちょっとした見栄が原因で仕事行きたくない病になってしまうのはよくありませんよね。
相談したときに「俺の頃は・・・」なんて言い出すような上司であれば、別の人や叱るべきところに相談するか、他の方法で負担を軽減させましょう。
完璧主義者に陥らない
仕事量が多すぎて、手一杯となってしまう人たちの中にはいくつか共通点があります。
それは、完璧主義と言わないまでも、何事もベストを尽くす習慣があって、手の抜きどころを知らないということです。
こうした人たちは、責任感が強い為に、社内でも社外でも信頼があって、その人に仕事が集中する傾向があります。
素晴らしいことでもあり、賞賛されやすい状態ではありますが、それが原因で仕事が多すぎて、体調を崩してしまったりしては、仕事が嫌になってしまうでしょう。
こんなタイプの人は、納期優先主義に少し意識を傾けてみましょう。
納期というのは、そもそも守られるべき当然のことで、どんなに良い成果物を出しても期限が過ぎてしまってはその価値は半減どころかそれ以下にもなりえます。
言ってしまえば、クオリティよりも大事な前提条件です。
もし仕事の依頼が“3日後”という場合であれば、その期限に見合った成果を出すことにあえて徹底する習慣を身につけましょう。
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周囲を巻き込む
仕事というのは、基本的にはチームプレーでこなしていきます。
自分が手一杯の状態であっても無くても、仕事ができる人は、ある分野はその分野に長けている人に依頼するのが上手です。
その方が結果的に、スピードもクオリティも上がります。仕事で時間がかかるというのは、大体は悩む時間です。
その悩む時間を極力無くしながら、仕事を進めていくのです。
なので、仕事量が多い場合は、なるべく一人で抱え込まず、周りの人を活用しましょう。
一人で仕事をする量というのは、人によって違いはありますが、限度というものがあります。
消化不要を起こしている場合は、周りの人を有効活用することを考えてみましょう。
それは同僚、若しくは後輩になるかもしれません。
周りの人の手を借りる場合、チームでプロジェクトなどに沿って業務を行っているとき、迷惑をかけてしまうかもしれません。
その場合は、プロジェクトリーダーに相談し、他の人の手を借りる旨を伝えましょう。
その際、自分自身にどれくらいの負荷がかかっているか説明を要するかもしれません。
仕事内容別に工数を示して、これだけの工数を要するので、自分自身のみでは対処できないため応援を要請したいなどの説明をすれば、プロジェクトリーダーも理解しやすく、容認されることでしょう。
先ほども伝えましたが、仕事は一人でするものではありません。
チームで作業を要することも仕事ですので、自分自身のみで抱えこみすぎない様にしましょう。
また、人は持ちつ持たれつですので、次回あなたが他の人から手助けを要請されたとき、支援することにも努めるべきですね。
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時間外を活用する
業務時間で消化することが困難な場合は、時間外を活用しましょう。
時間外に仕事をするというのは、精神的に辛いかもしれませんが、時間外手当というものが付きますので、活用することにしましょう。
場合によっては、時間外が付かないことがあるかもしれませんが、できる限りのことはすべきです。
なぜなら、あなたが時間外でも仕事をしていれば、その姿を周りの人で見ている人は必ずいます。
前述の他の人の手を借りる場合でも、自分自身でできる限りのことは実施し、それでも消化不良を起こすのであれば、やむを得ないということにも繋がりますので、できるだけのことはするスタンスは即効性は無いものの、ジワジワ影響してくるものです。
スケジュール管理を徹底し、時間の有効活用に努める
業務を行う時間には限りがあります。
その業務時間内に仕事を進める場合、スケジュール管理を徹底して、時間の有効活用ができる様に努めましょう。
エクセルなどでハンドでカレンダースケジュールを作成するのも一つの手ですが、今はアプリやGoogleカレンダーなど優秀なツールがたくさんあるのでぜひ活用したいところです。
日だけでなく、時間割も設定すれば、その日その時間に作業した方が賢明である、若しくはこのときにしか作業できないといった情報が見えてくると思います。
スケジュール管理をすることは、それ自体に時間を使ってしまう様に思われますが、全体的にみると時間の有効活用に繋がりますので、必ず実施することをオススメします。
仕事量が多すぎる原因を探る
いかがでしょうか。
仕事量が多いのか、そうでないのかを判断することはとても大切です。
単純にあなたの要領が悪いため、仕事量が多いと感じてしまっているケースもあるでしょう。
自分の負荷や仕事量がどの程度かを把握するために、まずは他の人の仕事の仕方を観察してみましょう。
同じぐらいの仕事量なのに涼しい顔をしている人がいればぜひ真似ることをオススメします。
もちろん慣れるまでの期間は苦しい状態が続きますが、それを乗り越えれば一皮むけた自分に出会えることでしょう。
この判断は難しいかもしれませんが、あなたの周りに同じ状態の人がいれば積極的にコミュニケーションをとると新しい発見がたくさんあり、有力な情報を得ることができるはずですよ。
また、もしあなたの仕事が上手くいっていなかったり、職場での悩みがあるのであれば「仕事ができない人の特徴とその対処法9つ」もあわせて読んでみましょう。きっと今までの悩みや問題が一瞬で解決できるキッカケをつかむことができるはずですよ。